Checklist pour organiser un salon de la sécurité

Un salon de la sécurité demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, intervenants et équipe technique. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et structurer le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les badges, le contrôle des accès, les démonstrations et les raccordements doivent être préparés plusieurs jours à l’avance. Cette checklist rassemble 74 tâches et 74 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’ouverture du salon
2 personnes
Réserver le lieu
Établir la liste des exposants
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Concevoir les badges
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Recenser les démonstrations
2 personnes
Contrôler la sécurité de la manifestation
2 personnes
Vérifier les raccordements techniques
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Rédiger le règlement intérieur
Imprimer les plans et les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer les badges et les bracelets
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Imprimer la liste d’enregistrement des visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

Inscrire les exposants
3 personnes
Ouvrir le hall d’exposition
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing à l'équipe de sécurité
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Aider les exposants
3 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Annoncer les présentations
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Surveiller le hall du salon
3 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Démonter les stands des exposants
4 personnes
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes

Suivi

Stocker le catering en sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rendre le matériel des exposants
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Traiter les données de présence
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaises de salonqté 80
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 4
Imprimanteqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Routeur Wi-Fi mobile
Scanners de codes-barresqté 2

Éclairage

Panneaux lumineux LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8

Décoration

Bannière d’entrée
Panneaux de standqté 24
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 8
Panneau des intervenants
Nappesqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 160
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 300
Porte-badgesqté 300
Lanyardsqté 300
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 12
Formulaires visiteursqté 350

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Gants en caoutchoucqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Outils

Mètre rubanqté 2
Clés des interrupteursqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Ciseauxqté 6
Couteaux Stanleyqté 2
Piles de rechangeqté 40

Documentation

Dossiers des exposantsqté 30
Flyers du programmeqté 400
Règles du lieuqté 30
Consignes d’urgenceqté 20
Plansqté 400
Blocs-notesqté 250
Télécommande de présentationqté 2

Conseils

Fixez la date et réservez le lieu au moins 3 à 6 mois avant l’ouverture, puis vérifiez immédiatement les horaires d’installation et de démontage.
Établissez le plan du salon avant d’inviter les exposants : prévoyez les emplacements, les tables, les chaises, les panneaux et les raccordements nécessaires à chaque stand.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les réponses, les besoins alimentaires et les informations d’accès avant de commander le catering.
Préparez les badges, bracelets et scanners de codes-barres au moins 7 jours avant l’événement, puis imprimez une liste d’enregistrement de secours.
Effectuez le contrôle final la veille : sorties de secours, consignes affichées, panneaux de direction, Wi-Fi, rallonges, multiprises et talkies-walkies doivent être vérifiés sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la sécurité ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date d’ouverture. Réservez d’abord le lieu, établissez la liste des exposants et construisez le plan du salon avant de lancer les invitations.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Envoyez les invitations au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Gardez ensuite 2 semaines pour confirmer les emplacements, recueillir les besoins techniques et transmettre les informations pratiques.
Quand imprimer les badges et les panneaux du salon ?: Finalisez les badges et les supports imprimés 7 à 10 jours avant l’ouverture. Prévoyez une petite réserve pour les inscriptions tardives et les corrections de dernière minute.
Que vérifier la veille d’un salon de la sécurité ?: La veille, contrôlez les sorties de secours, les raccordements techniques, le système d’enregistrement et toute la signalétique. Faites aussi un test du vidéoprojecteur, de l’écran, des haut-parleurs et du routeur Wi-Fi mobile.

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