Organiser un salon de la sécurité, étape par étape

Un salon de la sécurité se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un programme pour les visiteurs. Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et le lieu avant de contacter les exposants. En parallèle, construisez le plan des stands, les démonstrations et le dispositif d’accueil. Les oublis les plus coûteux concernent généralement les raccordements techniques, les sorties de secours, les badges et les informations envoyées trop tard aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’ouverture du salon
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Créer le plan du salon
2 personnes
5
Attribuer les emplacements
2 personnes
6
Inviter les exposants
2 personnes
7
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Commander le catering
2 personnes
12
Concevoir les badges
13
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
14
Établir le programme
2 personnes
15
Confirmer les intervenants
16
Recenser les démonstrations
2 personnes
17
Contrôler la sécurité de la manifestation
2 personnes
18
Vérifier les raccordements techniques
2 personnes
19
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
20
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
21
Rédiger le règlement intérieur
22
Imprimer les plans et les panneaux de direction
2 personnes
23
Imprimer les badges et les bracelets
2 personnes
24
Envoyer les informations aux exposants
25
Imprimer la liste d’enregistrement des visiteurs
26
Faire les courses
3 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
28
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

29
Inscrire les exposants
3 personnes
30
Ouvrir le hall d’exposition
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Installer les parois des stands
4 personnes
33
Aménager les stands des exposants
6 personnes
34
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
35
Installer la signalétique
3 personnes
36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
37
Tester le matériel de présentation
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
2 personnes
40
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
41
Donner le briefing à l'équipe de sécurité
3 personnes
42
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les badges
3 personnes
45
Présenter le programme
2 personnes
46
Aider les exposants
3 personnes
47
Encadrer les démonstrations
3 personnes
48
Annoncer les présentations
49
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Surveiller le hall du salon
3 personnes
56
Dégager les sorties de secours
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Démonter les stands des exposants
4 personnes
61
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes

Suivi

62
Stocker le catering en sécurité
2 personnes
63
Démonter le mobilier
5 personnes
64
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Rendre le matériel des exposants
2 personnes
72
Gérer les objets trouvés
73
Traiter les données de présence
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaises de salonqté 80
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 4
Imprimanteqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Routeur Wi-Fi mobile
Scanners de codes-barresqté 2

Éclairage

Panneaux lumineux LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8

Décoration

Bannière d’entrée
Panneaux de standqté 24
Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 8
Panneau des intervenants
Nappesqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 160
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 300
Porte-badgesqté 300
Lanyardsqté 300
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 12
Formulaires visiteursqté 350

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Gants en caoutchoucqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Outils

Mètre rubanqté 2
Clés des interrupteursqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Ciseauxqté 6
Couteaux Stanleyqté 2
Piles de rechangeqté 40

Documentation

Dossiers des exposantsqté 30
Flyers du programmeqté 400
Règles du lieuqté 30
Consignes d’urgenceqté 20
Plansqté 400
Blocs-notesqté 250
Télécommande de présentationqté 2

Conseils

Bloquez le lieu et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réunir les exposants, confirmer les intervenants et publier le formulaire d’inscription.
Dessinez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements. Réservez des passages dégagés, placez l’accueil près de l’entrée et vérifiez que les démonstrations ne gênent ni les visiteurs ni les sorties de secours.
Demandez les besoins techniques de chaque exposant au plus tard 3 semaines avant l’ouverture. Regroupez ensuite les rallonges, multiprises, câbles HDMI et connexions réseau par zone plutôt que de les distribuer au dernier moment.
Fermez les inscriptions visiteurs 3 à 5 jours avant le salon pour imprimer la liste d’enregistrement et les badges. Gardez une solution de secours avec un ordinateur, une imprimante et des formulaires vierges à l’accueil.
Envoyez aux exposants un dossier final au moins 7 jours avant l’événement : horaires d’installation, emplacement, programme, règlement intérieur, consignes de sécurité et coordonnées d’un responsable joignable par talkie-walkie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la sécurité ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les exposants et intervenants, traiter les inscriptions et vérifier les installations techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Demandez les besoins en mobilier, électricité, connexion et démonstrations au plus tard 3 semaines avant le salon.
Quand imprimer les badges des visiteurs ?: Traitez les inscriptions jusqu’à 3 ou 5 jours avant l’événement, puis imprimez les badges et la liste d’enregistrement. Prévoyez quelques badges vierges pour les inscriptions sur place.
Que vérifier la veille d’un salon de la sécurité ?: La veille, contrôlez les sorties de secours, les raccordements, la signalétique, l’accueil, les scanners et le programme affiché. Faites aussi un briefing de 30 minutes avec l’équipe sur les consignes et les contacts d’urgence.

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