Checklist pour organiser une conférence de presse
Une conférence de presse réussie repose sur un déroulé précis, surtout entre les inscriptions et l’accueil des journalistes. Cette checklist couvre les préparatifs éditoriaux, les intervenants, le dossier de presse, la technique et l’installation de la salle. Prévoyez les confirmations assez tôt pour gérer les besoins alimentaires, les questions reçues et les fichiers de présentation sans urgence. Le jour même, l’enregistrement, les badges, les micros et les supports de presse doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Mettre à jour la liste de presse
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recueillir les questions des journalistes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
Finaliser le programme
2 personnes
Constituer le dossier de presse
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Rassembler les fichiers de présentation
Réserver la technique
Commander le catering
Imprimer les panneaux de presse
Envoyer les indications d'accès
Envoyer le briefing des intervenants
Imprimer la liste de présence
Remplir les dossiers de presse
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer le podium de presse
3 personnes
Installer le fond
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les intervenants
Animer la conférence de presse
Passer les microphones
Animer la séance de questions-réponses
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer les entretiens individuels
2 personnes
Ranger la salle de presse
2 personnes
Servir le catering du soir
3 personnes
Surveiller la sauvegarde technique
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Renvoyer le matériel de presse
Mettre les enregistrements à disposition
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 75
- Tablesqté 10
- Table de scène
- Table de loge
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 3
Équipement
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 3
- Console de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Écran de présentation
- Vidéoprojecteur
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Enregistreurs audioqté 2
- Trépiedqté 2
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Éclairage
- Panneaux LEDqté 4
- Lampadairesqté 2
Décoration
- Fond de scène
- Bannières logoqté 2
- Panneaux directionnelsqté 8
- Compositions florales de tableqté 6
Inscription
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Panneau d’inscription
Documentation
- Dossiers de presseqté 80
- Flyers du programmeqté 80
- Blocs-notesqté 80
- Papier d'impression A4qté 2
- Enveloppesqté 80
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription au moins 3 jours avant la conférence. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de relever les besoins alimentaires et d’imprimer la liste de présence.
- Demandez les questions des journalistes avant l’événement, puis transmettez une synthèse aux intervenants au plus tard 48 heures avant. Ils pourront préparer des réponses courtes et éviter les doublons pendant les échanges.
- Finalisez le dossier de presse et remplissez les pochettes la veille. Prévoyez un exemplaire par journaliste inscrit, plus 10 % de réserve pour les invités non annoncés ou les documents abîmés.
- Testez la chaîne technique au moins 2 heures avant l’ouverture : microphones sans fil, console de mixage, haut-parleurs, ordinateur portable, vidéoprojecteur et câbles HDMI. Gardez des rallonges, multiprises et batteries externes à portée de main.
- Installez le comptoir d’enregistrement 45 minutes avant l’accueil, avec badges nominatifs, porte-badges, stylos et presse-papiers. Placez les panneaux directionnels dès l’entrée afin que les journalistes trouvent la salle sans interrompre l’équipe.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une conférence de presse ?
- Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la date prévue, puis faites une relance 5 à 7 jours avant. Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant pour finaliser l’accueil et le catering.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une conférence de presse ?
- Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, la table de scène, l’enregistrement et la technique. Ajoutez 45 minutes avant l’arrivée des invités pour vérifier les badges, les dossiers de presse et les indications.
- Quand confirmer les intervenants et le programme ?
- Confirmez les intervenants au plus tard 10 jours avant, puis finalisez le programme environ une semaine avant. Envoyez le briefing et les horaires définitifs 48 heures avant la conférence.
- Combien de dossiers de presse faut-il préparer ?
- Préparez un dossier par journaliste inscrit, puis ajoutez une réserve d’environ 10 %. Pour 30 inscrits, prévoyez donc 33 dossiers, afin de couvrir les arrivées sans inscription ou les exemplaires supplémentaires.
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