Que faut-il prévoir pour une conférence de franchise ?

Une conférence de franchise demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les supports pour les intervenants, le matériel des stands et tout ce qui facilite les pauses café et les repas. Comptez les badges, verres, tasses et rallonges selon le nombre d’inscrits, avec une marge pour les imprévus. Cette liste vous aide à préparer les achats et à vérifier les livraisons avant le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 12
Chaisesqté 120
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Tables de logeqté 2
Tables hautesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs VGAqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 20
Porte-nomsqté 120
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Panneaux de standqté 12
Pots à stylosqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Thé vert - 50 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème à café - 2 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 6 litres
- Tonic - 6 litres
- Spa Blauw - 36 litres
- Spa Rouge - 12 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 5 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Carottes - 4 kilogram
- Salade mixte - 5 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Poivrons - 20 pièces
- Pain focaccia - 12 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Sauce César - 2 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Schnitzels végétariens - 40 pièces
- Burgers de légumes végans - 20 pièces
- Croquettes de pommes de terre - 8 kilogram
- Sauce aux champignons - 5 litres
- Tzatziki - 3 kilogrammes
- Salade de fruits - 8 kilogrammes
- Brownies - 120 pièces
- Crème chantilly - 3 litres
- Citrons - 30 pièces
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs poubelle compostables - 30 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant, intervenant, membre de l’équipe et exposant, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.
Pour chaque présentation, emportez au moins un câble HDMI, un adaptateur VGA et un ordinateur portable de secours. Testez les fichiers et les branchements au plus tard la veille.
Comptez environ 1 verre à eau par personne et par service, avec 10 % supplémentaire. Pour une pause café, prévoyez au minimum une tasse par participant et par service.
Installez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles avant l’arrivée du public. Gardez 2 multiprises et 2 rallonges de réserve pour les stands ou les espaces éloignés.
Réservez les machines à café, bouilloires et bacs de maintien au chaud au moins 7 jours avant la conférence. Contrôlez aussi les quantités de verres, assiettes et couverts à la livraison, pas le matin même.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une conférence de franchise ?: Prévoyez un badge par personne inscrite, intervenant, exposant et membre de l’organisation. Ajoutez une réserve de 5 à 10 %, surtout si les inscriptions restent ouvertes jusqu’à la dernière semaine.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, des adaptateurs VGA, un cliqueur et des batteries externes. Gardez au moins un câble HDMI et un adaptateur de rechange sur place.
Combien de verres et de tasses prévoir par participant ?: Comptez un verre à eau par personne et par service, avec 10 % de marge. Pour le café, prévoyez une tasse par participant et par pause, ou davantage si plusieurs services sont prévus.
Quand commander le matériel d’une conférence de franchise ?: Commandez les imprimés, badges et panneaux au moins 10 jours avant l’événement. Réservez le mobilier, la technique et le matériel de restauration au moins 7 jours avant, puis vérifiez les livraisons la veille.

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