Lista de compras para una conferencia de franquicias
Una conferencia de franquicias necesita más que un programa y un lugar reservado. Esta lista reúne el material que suele faltar cuando se preparan el registro, las ponencias, el catering y la feria de stands. Comprueba con antelación la compatibilidad del proyector, los micrófonos y los cables, y calcula la vajilla según el número de asistentes. También conviene separar lo que debe llegar al recinto de lo que el equipo llevará el mismo día.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de conferenciacant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas de cervezacant. 8
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesa de registrocant. 2
- Sillas para ponentescant. 6
- Mesas de vestuariocant. 2
- Mesas altascant. 10
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores VGAcant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
- Canaletas para cablescant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 150
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 150
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 10
- Jarrascant. 12
Decoración
- Mantelescant. 20
- Portanombrescant. 120
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 12
- Cartel de bienvenida
- Señales de rutacant. 8
- Carteles de standcant. 12
- Portalápicescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LEDcant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cestas de pancant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té verde - 50 bolsitas
- Té de hierbas - 50 bolsitas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Nata para café - 2 litros
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Sinaas - 6 liter
- Tónica - 6 litros
- Spa Blauw - 36 litros
- Agua con gas Spa - 12 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 120 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Croissants - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilogramo
- Jamón - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 1 kilogramo
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Bollos de pasas - 60 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Picos salados - 5 kilogramo
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Pepinos - 12 unidades
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Ensalada mixta - 5 kilogramos
- Rúcula - 2 kilogramos
- Pimientos - 20 unidades
- Pan focaccia - 12 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Aderezo balsámico - 2 liter
- Salsa César - 2 liter
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Salsa de tomate - 8 litros
- Caldo de verduras - 2 liter
- Verduras a la parrilla - 8 kilogram
- Pechuga de pollo - 12 kilogramos
- Schnitzels vegetarianos - 40 unidades
- Hamburguesas vegetales veganas - 20 unidades
- Croquetas de patata - 8 kilogramos
- Salsa de champiñones - 5 liter
- Tzatziki - 3 kilogramos
- Ensalada de frutas - 8 kilogramo
- Brownies - 120 unidades
- Nata montada - 3 litros
- Limones - 30 unidades
- Menta fresca - 10 manojos
- Filtros de café - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Bolsas de basura compostables - 30 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Consejos
- Prepara al menos dos cables HDMI y un adaptador VGA compatible con el portátil de presentaciones. Comprueba la conexión en la sala 24 horas antes para evitar perder tiempo durante el montaje.
- Calcula una acreditación, una tarjeta de nombre y una carpeta por inscrito, más un 10 % adicional. Para 100 asistentes, prepara 110 unidades de cada elemento.
- Lleva una batería externa por cada persona de coordinación que trabaje durante toda la jornada. Añade regletas, alargadores y canaletas para cubrir los puntos de registro, escenario y stands sin cables sueltos.
- Para el café y las pausas, cuenta como mínimo dos tazas de café y dos vasos de agua por asistente si el programa dura medio día. Si la conferencia ocupa una jornada completa, aumenta la cantidad y revisa también platos y copas según el catering.
- Confirma las entregas de material impreso, mobiliario y técnica entre 48 y 72 horas antes. Reserva una mesa de registro, mesas de buffet y sillas para ponentes; suelen olvidarse cuando el recinto ya incluye parte del mobiliario.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué material necesito para una conferencia de franquicias?
- Necesitas material para el registro, las ponencias, el catering y los stands: acreditaciones, tarjetas de nombre, carpetas, proyector, pantalla, portátil, cables, micrófonos, altavoces, mesas y vajilla. Calcula un 10 % extra de acreditaciones y consumibles.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?
- Para una conferencia de medio día, calcula dos vasos de agua y dos tazas de café por asistente. En una jornada completa, añade una reserva del 10 al 15 % para reposiciones, roturas y personal.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y la mesa de mezclas. Lleva al menos dos cables HDMI y los adaptadores necesarios como respaldo.
- ¿Cuándo confirmar las entregas para la conferencia?
- Confirma cada entrega entre 48 y 72 horas antes del montaje, incluyendo mobiliario, material impreso, técnica y catering. El día anterior revisa cantidades, horarios de llegada y la persona responsable de recibir cada pedido.
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