Que faut-il prévoir pour une conférence d’actionnaires ?

Une conférence d’actionnaires demande plus qu’une salle et un ordre du jour. Il faut prévoir l’accueil, les documents de séance, le vote, la présentation et le service de restauration sans bloquer les échanges. Comptez notamment les équipements audiovisuels, les tables adaptées et la vaisselle correspondant au nombre d’inscrits. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter avant le jour de la réunion.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs avec couverclesqté 12

Décoration

Nappesqté 14
Porte-nomsqté 90
Panneaux de directionqté 8
Urnes de voteqté 2
Chevalets de conférenceqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Stylosqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 150 pièces
- Thé noir - 50 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour le café - 100 portions
- Sucre blanc - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Eau plate - 90 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc sec - 18 bouteilles
- Vin rosé - 12 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Baguettes - 18 pièces
- Mini-pains précuits - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Jambon - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 1,5 kilogramme
- Falafel - 2 kilogrammes
- Pois chiches - 10 boîtes
- Salade mélangée - 6 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Oignons rouges - 3 kilogram
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Poires - 40 pièces
- Melons - 4 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Pâtes - 6 kilogrammes
- Pesto - 2 kilogrammes
- Sauce tomate - 6 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Vinaigrette - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Ail - 6 têtes
- Croûtons de baguette - 1 kilogramme
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Lentilles - 3 kilogrammes
- Riz - 5 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade de pâtes - 6 kilogrammes
- Plateau de légumes - 8 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Sauce pour plat chaud - 6 litres
- Croquettes de pommes de terre - 6 kilogrammes
- Mini-quiches - 100 pièces
- Mini-sandwichs - 100 pièces
- Olives - 2 kilogrammes
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Bitterballen - 200 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Petit fours - 100 pièces
- Crème chantilly - 2 liter
- Fruits frais pour dessert - 6 kilogram
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Garniture végétalienne - 1 kilogramme
- Desserts vegan - 12 pièces
- Cartes des allergènes - 30 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux

Conseils

Préparez un dossier complet par participant : rapport annuel, ordre du jour, bulletins de vote et formulaire de procuration. Ajoutez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Prévoyez une table d’inscription séparée des tables de buffet. Gardez-y les badges nominatifs, les cartes de vote et la liste actualisée des participants pour accélérer l’accueil.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI et le cliqueur au moins la veille. Gardez des rallonges et des multiprises disponibles : les prises sont rarement placées exactement où il faut.
Pour une pause café, prévoyez au minimum une tasse et un verre par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Les thermos et les machines à café doivent être installés avant l’arrivée des premiers actionnaires.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et vérifiez le nombre de verres à eau, verres à vin et assiettes. Les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions doivent être transmis au traiteur avant de confirmer la commande.

Questions fréquentes

Combien de dossiers de documents faut-il imprimer pour une conférence d’actionnaires ?: Imprimez un dossier par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 exemplaires de réserve. Préparez aussi quelques bulletins de vote, cartes de vote et formulaires de procuration supplémentaires pour les arrivées imprévues.
Combien de microphones faut-il prévoir pour une conférence d’actionnaires ?: Prévoyez au moins un microphone pour la personne qui préside et un microphone sans fil pour les questions dans la salle. Ajoutez un troisième microphone si plusieurs intervenants se succèdent ou si les échanges avec le public sont nombreux.
Quand tester le matériel audiovisuel avant la réunion ?: Faites un premier test complet la veille, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil. Vérifiez le son, les présentations, le réseau wifi, les câbles HDMI et les piles des microphones sans fil.
Combien de vaisselle prévoir par actionnaire ?: Comptez au minimum un verre à eau, une tasse à café, une assiette et un jeu de couverts par personne. Ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire pour les remplacements, les intervenants et les invités de dernière minute.

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