Wat heb je nodig voor een aandeelhoudersconferentie?

Voor een aandeelhoudersconferentie heb je meer nodig dan stoelen en een presentatiescherm. De registratie, stemprocedure en documentuitgifte vragen om aparte tafels, naam- en stemkaarten en voldoende mappen voor alle deelnemers. Controleer de techniek uiterlijk een dag vooraf en leg jaarstukken, proxyformulieren en presentaties klaar voordat de zaal opengaat. Gebruik deze boodschappenlijst als controle naast je deelnemersaantal en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Bakken met dekselsaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaarthoudersaantal 90
Routebordenaantal 8
Stemstembussenaantal 2
Flip-overbordenaantal 2
Flip-overpapieraantal 2
Markersaantal 12
Pennenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilogram
- Theezakjes - 150 stuks
- Zwarte thee - 50 zakjes
- Kruidenthee - 50 zakjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffiemelk - 100 kuipjes
- Witte suiker - 1 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Roerstaafjes - 150 stuks
- Water zonder koolzuur - 90 flessen
- Water met koolzuur - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Droge witte wijn - 18 flessen
- Rosé wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Stokbroden - 18 stuks
- Mini-afbakbroodjes - 100 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 1 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Kruidenboter - 1 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Geitenkaas - 1 kilogram
- Ham - 2 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 1,5 kilogram
- Falafel - 2 kilogram
- Kikkererwten - 10 blikken
- Gemengde sla - 6 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Paprika's - 20 stuks
- Rode uien - 3 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Peren - 40 stuks
- Meloenen - 4 stuks
- Aardbeien - 3 kilogram
- Pasta - 6 kilogram
- Pesto - 2 kilogram
- Tomatensaus - 6 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Yoghurtdressing - 2 liter
- Vinaigrette - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 2 potjes
- Knoflook - 6 bollen
- Baguettecroutons - 1 kilogram
- Groentebouillon - 2 liter
- Linzen - 3 kilogram
- Rijst - 5 kilogram
- Aardappelsalade - 6 kilogram
- Pastasalade - 6 kilogram
- Groenteschotel - 8 kilogram
- Kipfilet - 8 kilogram
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Warme maaltijdsaus - 6 liter
- Aardappelkroketten - 6 kilogram
- Miniquiches - 100 stuks
- Mini-sandwiches - 100 stuks
- Olijven - 2 kilogram
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute stengels - 4 zakken
- Bitterballen - 200 stuks
- Vegetarische bitterballen - 100 stuks
- Appeltaart - 6 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Petit fours - 100 stuks
- Slagroom - 2 liter
- Vers fruit voor dessert - 6 kilogram
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Vegan beleg - 1 kilogram
- Vegan desserts - 12 stuks
- Allergenenkaartjes - 30 stuks
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handdoekpapier - 12 rollen

Tips

Neem voor iedere deelnemer één documentenmap mee en leg daarnaast minimaal 5 extra mappen klaar voor last-minute aanmeldingen of beschadigde exemplaren.
Reserveer de registratie- en buffettafels vóór de zaal wordt ingericht. Zet naamkaarten, deelnemerslijst en stemkaarten bij de ingang, zodat registratie niet door de catering heen loopt.
Test beamer, laptop, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers uiterlijk de dag vóór de conferentie. Neem minstens één extra verlengkabel en stekkerdoos mee; aansluitingen zitten zelden precies waar je ze nodig hebt.
Koel dranken enkele uren vooraf en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet waterglazen bij de zitplaatsen en houd thermoskannen en koffiezetapparaten apart van de registratietafel.
Leg stem- en proxyformulieren in een vaste volgorde klaar en controleer ze vóór opening van de zaal. Plan 15 minuten voor een laatste telling van stemkaarten, naamkaarten en deelnemersmappen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een aandeelhoudersconferentie?: Reken op meubilair voor registratie, zaal en catering, plus een beamer, projectiescherm, laptop, microfoons en luidsprekers. Voeg per deelnemer een documentenmap, naamkaart en stemkaart toe, met 5 extra sets voor wijzigingen op de dag zelf.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een aandeelhoudersvergadering?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Voor een bijeenkomst van 50 deelnemers betekent dat 100 tot 150 drankjes; koop daarnaast voldoende water en plan koffie en thee rond de pauze.
Welke techniek moet ik klaarzetten voor een aandeelhoudersconferentie?: Zet minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, presentatieklikker en geluidsset met microfoons klaar. Test alles uiterlijk 1 dag vooraf en neem extra verlengkabels en stekkerdozen mee.
Wanneer moet ik de documenten voor de aandeelhoudersconferentie regelen?: Laat jaarstukken en andere stemdocumenten uiterlijk enkele werkdagen vóór de bijeenkomst drukken, zodat je tijd hebt om per deelnemer een map samen te stellen. Controleer de definitieve aantallen na sluiting van de aanmeldingen en houd 5 extra mappen achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!