Einkaufsliste für Ihre Aktionärskonferenz

Bei einer Aktionärskonferenz müssen Unterlagen, Abstimmungen, Technik und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Planen Sie nicht nur Stühle und Getränke ein, sondern auch Namens- und Stimmkarten, Vollmachtsformulare sowie Ersatzkabel für die Präsentationen. Bestellen Sie Catering und Miettechnik frühzeitig und prüfen Sie die Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vorher. Diese Einkaufsliste zeigt, was am Veranstaltungstag griffbereit sein sollte und welche Dinge häufig zu spät organisiert werden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 14
Podiumstisch
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
WLAN-Router

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
Behälter mit DeckelnAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
NamensschildhalterAnz. 90
WegweiserAnz. 8
WahlurnenAnz. 2
FlipchartsAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 2
MarkerAnz. 12
StifteAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilogramm
- Teebeutel - 150 Stück
- Schwarzer Tee - 50 Beutel
- Kräutertee - 50 Beutel
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kaffeeweißer - 100 Portionsbecher
- Weißer Zucker - 1 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Rührstäbchen - 150 Stück
- Wasser ohne Kohlensäure - 90 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Trockener Weißwein - 18 Flaschen
- Roséwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilogramm
- Baguettes - 18 Stück
- Mini-Aufbackbrötchen - 100 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Butter - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Ziegenkäse - 1 Kilogramm
- Schinken - 2 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Geräucherter Lachs - 1,5 kilogramm
- Falafel - 2 Kilogramm
- Kichererbsen - 10 Dosen
- Gemischter Blattsalat - 6 Kilogramm
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 5 Kilogramm
- Paprika - 20 Stück
- Rote Zwiebeln - 3 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Birnen - 40 Stück
- Melonen - 4 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilogramm
- Pasta - 6 Kilogramm
- Pesto - 2 Kilogramm
- Tomatensauce - 6 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Joghurtdressing - 2 Liter
- Vinaigrette - 2 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Knoblauch - 6 Knollen
- Baguette-Croutons - 1 Kilogramm
- Gemüsebrühe - 2 Liter
- Linsen - 3 kilogram
- Reis - 5 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 6 Kilogramm
- Nudelsalat - 6 Kilogramm
- Gemüsegericht - 8 kilogram
- Hähnchenfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 40 Stück
- Warme Soße - 6 Liter
- Kartoffelkroketten - 6 Kilogramm
- Miniquiches - 100 Stück
- Mini-Sandwiches - 100 Stück
- Oliven - 2 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Beutel
- Bitterballen - 200 Stück
- Vegetarische Bitterballen - 100 Stück
- Apfelkuchen - 6 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Petit Fours - 100 Stück
- Schlagsahne - 2 Liter
- Frisches Obst für Dessert - 6 Kilogramm
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Veganer Belag - 1 Kilogramm
- Vegane Desserts - 12 Stück
- Allergenkärtchen - 30 Stück
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Rollen

Tipps

Planen Sie bei den Stühlen mindestens 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Referenten, Vorstand und Protokollführung brauchen Sie zusätzlich einen Podiumstisch sowie einen separaten Registrierungstisch.
Rechnen Sie pro Teilnehmer mit mindestens einer Wasserflasche oder zwei Wassergläsern für die gesamte Konferenz. Für eine Kaffeepause sollten Sie etwa 2 Tassen Kaffee pro Person und zusätzlich Tee oder Wasser einplanen.
Halten Sie für jede Präsentation einen Laptop, einen Beamer, eine Projektionsleinwand und einen Präsentationsklicker bereit. Testen Sie HDMI-Kabel, Lautsprecher, Funkmikrofone und WLAN spätestens am Vortag; ein Ersatzkabel gehört in die Technikbox.
Drucken Sie Agenda, Abstimmungsunterlagen, Jahresberichte, Namenskarten und Stimmkarten nicht erst am Veranstaltungstag. Legen Sie pro angemeldeter Person ein Dokumentenpaket an und halten Sie 10 Prozent zusätzliche Exemplare bereit.
Bestellen Sie Dinner- und Dessertteller, Messer, Gabeln, Löffel sowie Servierlöffel passend zur Cateringmenge. Stellen Sie Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt und reservieren Sie für Kaffee mehrere Thermoskannen oder Kaffeemaschinen.

Häufige Fragen

Was braucht man für eine Aktionärskonferenz?: Sie brauchen Sitzmöbel, Registrierungstisch, Podiumstisch, Präsentationstechnik, Mikrofone, Lautsprecher, Abstimmungs- und Vollmachtsunterlagen sowie Getränke und Geschirr. Planen Sie bei gedruckten Unterlagen und Stühlen jeweils etwa 10 Prozent Reserve ein.
Wie viele Stühle brauche ich für eine Aktionärskonferenz?: Rechnen Sie mit einem Stuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Für Referenten, Vorstand und Helfer sollten Sie weitere Plätze außerhalb der Teilnehmerbestuhlung vorsehen.
Wie viel Wasser und Kaffee sollte ich pro Teilnehmer kaufen?: Kalkulieren Sie für eine mehrstündige Konferenz mindestens 0,75 Liter Wasser pro Person. Für eine Kaffeepause sind etwa 2 Tassen pro Teilnehmer sinnvoll; bei einer langen Veranstaltung sollten Sie eine zweite Runde einplanen.
Wann muss ich die Technik und das Catering bestellen?: Reservieren Sie Technik und Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Konferenz. Die endgültige Cateringmenge sollte spätestens 5 bis 7 Tage vorher anhand der Anmeldungen bestätigt werden.

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