Qué comprar para una conferencia de accionistas

Una conferencia de accionistas necesita más que una sala y una presentación. Hay que preparar el registro, las votaciones, la documentación, el servicio de café y el equipo audiovisual sin dejar cabos sueltos. Usa esta lista para calcular sillas, mesas, bebidas, vajilla y material según el número de inscritos. También te ayuda a detectar lo que suele faltar el mismo día: cables, regletas, tarjetas de votación, copias impresas y una conexión wifi estable.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 14
Mesa del escenario
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Router wifi

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 90
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Recipientes con tapacant. 12

Decoración

Mantelescant. 14
Portatarjetas de nombrecant. 90
Señales de rutacant. 8
Urnas para votoscant. 2
Pizarras de rotafoliocant. 2
Papel para rotafoliocant. 2
Marcadorescant. 12
Bolígrafoscant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Bolsitas de té - 150 unidades
- Té negro - 50 bolsitas
- Té de hierbas - 50 bolsitas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Leche para café - 100 monodosis
- Azúcar blanca - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 1 caja
- Palitos para remover - 150 unidades
- Agua sin gas - 90 botellas
- Agua con gas - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco seco - 18 botellas
- Vino rosado - 12 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Baguettes - 18 unidades
- Mini panecillos para hornear - 100 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso crema - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Mantequilla de hierbas - 1 kilogram
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Queso de cabra - 1 kilogramo
- Jamón - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Salmón ahumado - 1,5 kilogramo
- Falafel - 2 kilogram
- Garbanzos - 10 latas
- Ensalada mixta - 6 kilogramos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 5 kilogramos
- Pimientos - 20 unidades
- Cebollas rojas - 3 kilogram
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 50 unidades
- Peras - 40 unidades
- Melones - 4 unidades
- Fresas - 3 kilogram
- Pasta - 6 kilogram
- Pesto - 2 kilogram
- Salsa de tomate - 6 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aliño de yogur - 2 litros
- Vinagreta - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Ajo - 6 cabezas
- Crutones de baguette - 1 kilogram
- Caldo de verduras - 2 liter
- Lentejas - 3 kilogramos
- Arroz - 5 kilogramo
- Ensalada de patatas - 6 kilogramos
- Ensalada de pasta - 6 kilogramos
- Plato de verduras - 8 kilogramo
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Salsa para comida caliente - 6 liter
- Croquetas de patata - 6 kilogram
- Mini quiches - 100 unidades
- Mini sándwiches - 100 unidades
- Aceitunas - 2 kilogram
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Palitos salados - 4 bolsas
- Bitterballen - 200 unidades
- Croquetas vegetarianas - 100 unidades
- Tarta de manzana - 6 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Petit fours - 100 unidades
- Nata montada - 2 litros
- Fruta fresca para postre - 6 kilogramo
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Cobertura vegana - 1 kilogramo
- Postres veganos - 12 unidades
- Tarjetas de alérgenos - 30 unidades
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Papel de toalla - 12 rollos

Consejos

Calcula las sillas y las tarjetas de nombre con un margen del 5 al 10 % sobre las inscripciones confirmadas. Así puedes atender a asistentes de última hora y sustituir tarjetas con errores.
Prepara al menos 2 vasos de agua por persona si la sesión dura media jornada y añade 1 botella o recarga individual por participante cuando no haya un punto de agua cercano.
Para una jornada de 4 a 6 horas, calcula 3 tazas de café por persona y ten café descafeinado, té y agua disponibles desde el registro, no solo durante el descanso.
Reserva 1 micrófono inalámbrico para quien modera y otro para preguntas; comprueba además 2 cables HDMI de repuesto, varias regletas y un alargador antes de probar las presentaciones.
Imprime las cuentas anuales, la agenda y los documentos de votación con un 5 % extra. Guarda las copias en carpetas separadas y coloca las tarjetas de nombre y votación en la mesa de registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de accionistas?: Compra o reserva una silla por participante inscrito y añade entre un 5 y un 10 % adicional. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
¿Cuánto café y agua necesito por accionista?: Para una conferencia de 4 a 6 horas, calcula unas 3 tazas de café por persona y 2 vasos de agua. Si el evento dura todo el día, sube a 4 o 5 servicios de café y planifica una reposición de agua durante cada pausa.
¿Cuándo debo imprimir la documentación de la junta?: Cierra el contenido y manda imprimir las cuentas anuales, la agenda y los documentos de votación al menos 5 días laborables antes. Guarda un 5 % de copias adicionales para asistentes no previstos o documentos dañados.
¿Qué equipo audiovisual debo comprobar antes de la conferencia?: Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas, el clic de presentación y la conexión wifi entre 24 y 48 horas antes. Lleva cables HDMI, alargadores y regletas de repuesto para evitar retrasos durante el programa.

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