Que faut-il prévoir pour une conférence sur le climat ?

Une conférence sur le climat demande surtout une organisation précise de l’accueil, de la technique et des pauses. Prévoyez le mobilier pour les participants et les intervenants, le matériel de projection et de sonorisation, ainsi que la vaisselle pour le café, l’eau et le catering. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les petits éléments souvent réglés trop tard : adaptateurs, rallonges, badges, signalétique et supports pour les présentations.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Table des intervenants
Tabouretsqté 6
Nappesqté 18

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 16
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Verres à eauqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 190
Couteauxqté 190
Cuillèresqté 190
Cuillères à caféqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de buffetqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Porte-noms des intervenantsqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d’inscriptionqté 2
Pancartes de tableqté 18
Blocs-notesqté 180
Stylos à billeqté 200
Étiquettes nominativesqté 200

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sacs poubelleqté 80
Chiffons microfibresqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 4
Liquide vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48
Gants en caoutchoucqté 8

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Thé chai - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Bière au gingembre - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 96 bouteilles
- Bière blanche - 72 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 6 bouteilles
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Carottes - 5 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 5 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Avocats - 30 pièces
- Pain complet - 18 pains
- Petits pains aux céréales - 220 pièces
- Wraps complets - 120 pièces
- Houmous - 8 kilos
- Fromage frais - 5 kilo
- Fromage jeune affiné - 8 kilo
- Fromage affiné - 5 kilo
- Tartinades végétariennes - 6 kilos
- Falafel végan - 10 kilos
- Pois chiches - 8 kilos
- Lentilles - 8 kilos
- Quinoa - 8 kilo
- Riz complet - 8 kilos
- Pâtes - 10 kilos
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Lait de coco - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 4 briques
- Huile d’olive - 4 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 3 kilo
- Moutarde - 2 kilo
- Ketchup - 2 kilo
- Pesto - 2 kilo
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Cumin - 250 grammes
- Origan - 150 grammes
- Basilic - 150 grammes
- Ail - 1 kilo
- Oignons - 5 kilos
- Jus de citron - 2 litres
- Biscuits complets - 8 paquets
- Barres à l’avoine - 200 pièces
- Mélange de noix - 5 kilos
- Abricots secs - 3 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Olives - 4 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Serviettes - 1200 pièces
- Brochettes en bambou - 500 pièces
- Contenants alimentaires - 30 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les accompagnants et les inscriptions de dernière minute.
Pour la technique, comptez au minimum un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un microphone sans fil et un câble HDMI de secours. Ajoutez des adaptateurs HDMI selon les ordinateurs utilisés par les intervenants.
Pour une pause café, prévoyez au moins 2 tasses et 2 verres par personne si la vaisselle n’est pas lavée entre les services. Ajoutez les cuillères à café, le sucre et les serviettes avant l’arrivée des participants.
Préparez les badges nominatifs et les programmes au moins 24 heures avant l’ouverture des portes. Triez les badges par ordre alphabétique pour réduire l’attente à la table d’inscription.
Regroupez les multiprises, rallonges, câbles et adaptateurs dans une caisse dédiée et testez-les sur place au moins 2 heures avant le début. Le ruban gaffer permet de fixer les câbles dans les zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence sur le climat ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires. Ajoutez aussi les places nécessaires pour les intervenants et l’équipe d’organisation.
Quel matériel technique faut-il pour une conférence climat ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, les adaptateurs nécessaires et un cliqueur de présentation. Pour les échanges, comptez au moins un microphone sans fil et vérifiez la sonorisation 2 heures avant l’accueil.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez 2 tasses et 2 verres par personne pour une pause café sans lavage intermédiaire. Prévoyez davantage si la conférence comporte plusieurs pauses ou si le service de vaisselle est limité.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Imprimez les badges et les programmes au moins 24 heures avant la conférence. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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