Einkaufsliste für eine Klimakonferenz

Für eine Klimakonferenz brauchst du mehr als Getränke und Technik: Teilnehmende müssen sich registrieren, Vorträge zuverlässig laufen und der Veranstaltungsort klar beschildert sein. Plane Geschirr, Mikrofone, Präsentationszubehör und Verbrauchsmaterialien anhand der erwarteten Teilnehmerzahl. Bestelle Catering und Technik frühzeitig und prüfe kurz vor dem Termin, ob alle Adapter, Kabel und Namensschilder vorhanden sind. Die vollständige Liste unten deckt Ausstattung, Mobiliar, Geschirr und die organisatorischen Vorbereitungen ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
KlappischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
HockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 18

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 16
Gaffer TapeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 220
WassergläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
GabelnAnz. 190
MesserAnz. 190
LöffelAnz. 190
KaffeelöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
BuffetschalenAnz. 16
WarmhaltebehälterAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
Namensschilder für SprecherAnz. 8
WegweiserAnz. 12
AnmeldeschilderAnz. 2
TischschilderAnz. 18
NotizblöckeAnz. 180
KugelschreiberAnz. 200
NamensaufkleberAnz. 200

Beleuchtung

LED-LichtsetsAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllsäckeAnz. 80
MikrofasertücherAnz. 20
AllzweckreinigerAnz. 4
SpülmittelAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
HandseifeAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12
KüchenpapierAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48
GummihandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 8 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Chai-Tee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfette Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Ingwerbier - 8 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 96 Flaschen
- Weißbier - 72 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Weißwein - 6 Flaschen
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 6 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Karotten - 5 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Avocados - 30 Stück
- Vollkornbrot - 18 Brote
- Mehrkornbrötchen - 220 Stück
- Vollkorn-Wraps - 120 Stück
- Hummus - 8 Kilo
- Frischkäse - 5 Kilo
- Junger gereifter Käse - 8 kilo
- Reifer Käse - 5 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 6 Kilo
- Veganes Falafel - 10 kilo
- Kichererbsen - 8 Kilo
- Linsen - 8 Kilo
- Quinoa - 8 Kilo
- Vollkornreis - 8 kilo
- Pasta - 10 Kilo
- Tomatenwürfel - 12 Dosen
- Kokosmilch - 8 Dosen
- Gemüsebrühe - 4 Packungen
- Olivenöl - 4 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 3 kilo
- Senf - 2 kilo
- Ketchup - 2 Kilo
- Pesto - 2 Kilo
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Kreuzkümmel - 250 Gramm
- Oregano - 150 Gramm
- Basilikum - 150 Gramm
- Knoblauch - 1 Kilo
- Zwiebeln - 5 Kilo
- Zitronensaft - 2 Liter
- Vollkornkekse - 8 Packungen
- Haferflockenriegel - 200 Stück
- Nussmix - 5 Kilo
- Getrocknete Aprikosen - 3 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Oliven - 4 Kilo
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Servietten - 1200 Stück
- Bambusspieße - 500 Stück
- Lebensmittelbehälter - 30 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Namensschild und ein gedrucktes Programmheft ein; drucke zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen und Schreibfehler.
Rechne beim Catering mit zwei bis drei Getränken pro Person für die erste Stunde und kalkuliere bei einer Veranstaltung über mehrere Stunden mindestens eine weitere Portion pro Person ein.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens 7 Tage vorher: Für jeden Laptop sollten HDMI-Kabel und passende HDMI-Adapter vorhanden sein, plus mindestens ein Ersatzadapter.
Reserviere Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Beamer nicht erst in der letzten Woche. Teste am Vortag außerdem Funkfrequenzen, Ton, Bild und den Präsentationsklicker.
Lege für die Registrierung eine alphabetische Teilnehmerliste, sortierte Namensschilder und gut sichtbare Wegweiser bereit. Bringe Materialien und Beschilderung spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass zum Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Klimakonferenz?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung und Vortrag, Beamer und Leinwand, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Adapter sowie Geschirr für Catering und Getränke. Zusätzlich gehören Namensschilder, Programmhefte, Wegweiser und Materialien für Flipcharts auf die Einkaufsliste.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Klimakonferenz?: Plane pro erwarteter Person mindestens ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, eine Gabel, ein Messer, ein Löffel und ein Wasserglas ein. Bei Selbstbedienung oder mehreren Cateringzeiten sind 10 bis 20 Prozent Reserve sinnvoll; Kaffeetassen und Kaffeelöffel solltest du ebenfalls entsprechend der Teilnehmerzahl kalkulieren.
Wann muss ich die Technik für eine Klimakonferenz reservieren?: Reserviere Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Laptops idealerweise mindestens 14 Tage vorher. Prüfe alle HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel spätestens 7 Tage vor dem Termin und führe am Vortag einen vollständigen Funktionstest durch.
Wie viele Namensschilder und Programmhefte brauche ich?: Drucke je ein Namensschild und ein Programmheft pro angemeldeter Person. Ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen, beschädigte Exemplare und kurzfristige Änderungen abgedeckt sind.

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