Qué necesitas para una conferencia sobre el clima
Organizar una conferencia sobre el clima requiere más que reservar una sala y confirmar a los ponentes. Esta lista reúne lo que debes comprar, alquilar o llevar: mobiliario, equipo audiovisual, material para las sesiones, acreditaciones y servicio de catering. Calcula las cantidades según el número final de participantes y añade un pequeño margen para evitar quedarte sin vasos, folletos o identificaciones. Revisa especialmente los cables, adaptadores y preferencias dietéticas antes del día del evento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 170
- Mesas plegablescant. 18
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa del ponente
- Taburetescant. 6
- Mantelescant. 18
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Clic de presentacióncant. 2
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores para pizarracant. 16
- Cinta gaffercant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 220
- Vasos para aguacant. 180
- Platos de cenacant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Tenedorescant. 190
- Cuchilloscant. 190
- Cucharascant. 190
- Cucharillas de cafécant. 180
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 12
- Bandejas de buffetcant. 16
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 180
- Portabadgescant. 180
- Lanyardscant. 180
- Folletos del programacant. 180
- Carteles con nombres de los ponentescant. 8
- Señales direccionalescant. 12
- Carteles de inscripcióncant. 2
- Carteles de mesacant. 18
- Bloc de notascant. 180
- Bolígrafoscant. 200
- Pegatinas con nombrecant. 200
Iluminación
- Juegos de luces LEDcant. 6
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Bolsas de basuracant. 80
- Paños de microfibracant. 20
- Limpiador multiusoscant. 4
- Lavavajillascant. 3
- Esponjascant. 12
- Jabón de manoscant. 6
- Toallas de papelcant. 12
- Papel de cocinacant. 12
- Papel higiénicocant. 48
- Guantes de gomacant. 8
Catering
- Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Té chai - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Ginger beer - 8 botellas
- Cerveza sin alcohol - 96 botellas
- Cerveza blanca - 72 botellines
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 6 botellas
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Mandarinas - 5 kilo
- Zanahorias - 5 kilos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 5 kilo
- Pimientos - 4 kilos
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Aguacates - 30 unidades
- Pan integral - 18 panes
- Panecillos multicereales - 220 stuks
- Wraps integrales - 120 unidades
- Hummus - 8 kilo
- Queso crema - 5 kilo
- Queso semicurado - 8 kilo
- Queso curado - 5 kilo
- Untables vegetarianos - 6 kilo
- Falafel vegana - 10 kilo
- Garbanzos - 8 kilo
- Lentejas - 8 kilo
- Quinoa - 8 kilos
- Arroz integral - 8 kilo
- Pasta - 10 kilos
- Tomate troceado - 12 latas
- Leche de coco - 8 latas
- Caldo de verduras - 4 paquetes
- Aceite de oliva - 4 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 3 kilos
- Mostaza - 2 kilos
- Ketchup - 2 kilo
- Pesto - 2 kilo
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Comino - 250 gramos
- Orégano - 150 gramos
- Albahaca - 150 gramos
- Ajo - 1 kilo
- Cebollas - 5 kilos
- Zumo de limón - 2 liter
- Galletas integrales - 8 paquetes
- Barras de avena - 200 unidades
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Albaricoques secos - 3 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Aceitunas - 4 kilos
- Pepinillos - 3 tarros
- Servilletas - 1200 unidades
- Pinchos de bambú - 500 unidades
- Recipientes para comida - 30 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
Consejos
- Calcula las sillas, acreditaciones, folletos del programa y vasos para el número confirmado de asistentes, más un 5-10 % de reserva. Ese margen cubre inscripciones de última hora y material perdido.
- Prepara al menos un cable HDMI, un adaptador y una regleta por puesto técnico que utilices. Comprueba la conexión entre cada portátil, el proyector y la pantalla como mínimo 24 horas antes.
- Para el registro, lleva las tarjetas con nombres ordenadas alfabéticamente y prepara una mesa visible desde la entrada. Ten también bolígrafos y copias adicionales para corregir cambios de última hora.
- Pide las preferencias dietéticas al cerrar la inscripción y pásalas al catering al menos 5 días antes. Comprueba las cantidades el día anterior, especialmente si hay pausas de café y comida para toda la jornada.
- Agrupa los materiales por zonas antes de transportarlos: registro, escenario, ponentes y catering. Lleva cinta gaffer, alargadores y rotuladores en una caja accesible, porque suelen hacer falta durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia sobre el clima?
- Prepara una silla por participante confirmado y añade entre un 5 y un 10 % adicional. Para 100 asistentes, serían entre 105 y 110 sillas, salvo que la sala tenga una distribución especial.
- ¿Cuándo debo comprar o confirmar el material técnico?
- Confirma el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas al menos 2 semanas antes. Haz una prueba completa de conexiones, sonido y presentaciones 24 horas antes del inicio.
- ¿Cuánta vajilla necesito para el catering?
- Calcula un vaso de agua y una taza de café por persona y servicio, y añade un 10 % de reserva. Para una comida, cuenta un plato principal, un plato de postre y los cubiertos por asistente.
- ¿Con cuánta antelación preparo las acreditaciones y folletos?
- Cierra la lista de participantes entre 3 y 5 días antes e imprime entonces las tarjetas con nombres y los folletos. Lleva al menos un 5 % de copias y acreditaciones adicionales para cambios en el registro.
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