La liste de courses pour organiser une conférence

Pour une conférence, les achats ne se limitent pas au café et aux gobelets. Il faut aussi prévoir l’accueil, le service, le matériel de présentation et les branchements, souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter pour installer la salle, accueillir les participants et assurer les pauses. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et vérifiez les besoins techniques de l’intervenant avant le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Flèches de signalisationqté 8
Panneau d’inscription
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Petits sablés au beurre - 4 paquets
- Biscuits complets - 4 paquets
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1,5 kilo
- Filet de dinde - 1,5 kilo
- Tartinade de houmous - 1 kilo
- Pain complet - 10 pains
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Pain sans gluten - 2 pains
- Légumes à soupe - 3 kilos
- Soupe de tomates - 8 litres
- Soupe de légumes - 8 litres
- Croutons - 4 sacs
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les invités de dernière minute. Comptez aussi une table pour l’inscription et une autre pour le café ou le catering.
Pour la pause, prévoyez environ 2 à 3 tasses de boisson chaude par personne, avec davantage d’eau et de verres si la conférence dure plusieurs heures. Préparez les thermos ou les machines à café assez tôt pour éviter une file à l’accueil.
Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique, même si la salle semble bien équipée. Testez le câble HDMI, le projecteur, le son et le micro au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Préparez un badge nominatif pour chaque participant confirmé, plus 5 à 10 badges vierges. Installez le panneau d’inscription et les flèches de signalisation avant l’ouverture des portes.
Ne commandez pas la vaisselle ou le catering au dernier moment : confirmez les quantités au minimum 3 jours avant la conférence, après avoir recueilli les régimes alimentaires et allergies.

Questions fréquentes

Combien de tasses prévoir pour une conférence ?: Comptez 2 à 3 tasses par participant pour une conférence avec une pause café. Ajoutez environ 10 % de marge, surtout si l’accueil et la pause sont servis au même endroit.
Quel matériel technique faut-il pour une conférence ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un câble HDMI et un cliqueur de présentation. Pour une salle de plus de 30 personnes, vérifiez aussi la présence d’un micro sans fil et de haut-parleurs.
Combien de badges nominatifs faut-il imprimer ?: Imprimez un badge par inscription confirmée et préparez 5 à 10 badges vierges pour les changements ou les participants non prévus. Installez la table d’inscription au moins 30 minutes avant l’accueil.
Quand acheter les fournitures pour une conférence ?: Achetez les fournitures non périssables 5 à 7 jours avant l’événement. Confirmez le catering et les quantités de vaisselle au moins 3 jours avant, puis faites un dernier contrôle du matériel la veille.

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