Lista de compras para una conferencia
Organizar una conferencia requiere más que reservar una sala y confirmar al ponente. Necesitas calcular el número de sillas, preparar la mesa de inscripción, prever café y té, y comprobar que la presentación funcione con el proyector, el sonido y los cables disponibles. Esta lista reúne lo necesario para recibir a los participantes, servir el catering y mantener la sesión en marcha. Consulta las inscripciones confirmadas al menos 48 horas antes para ajustar compras y cantidades.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mantelescant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cucharonescant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Flechas para señalizacióncant. 8
- Cartel de inscripción
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 2 liter
- Spa Blauw - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Palitos para remover - 100 unidades
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Galletas de mantequilla - 4 paquetes
- Galletas integrales - 4 paquetes
- Mini bollos de pasas - 60 unidades
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema con hierbas - 1,5 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1,5 kilo
- Filete de pavo - 1,5 kilo
- Untable de hummus - 1 kilo
- Pan integral - 10 panes
- Panecillos blancos - 60 unidades
- Pan sin gluten - 2 panes
- Verduras para sopa - 3 kilos
- Sopa de tomate - 8 litros
- Sopa de verduras - 8 litros
- Picatostes - 4 bolsas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Ketchup - 1 botella
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Lavavajillas - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Papel higiénico - 24 rollos
Consejos
- Calcula una silla por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % extra para cambios de última hora o acompañantes. Comprueba también que haya suficientes mesas para la inscripción, el catering y el material del ponente.
- Para el café de la primera hora, calcula aproximadamente 2 tazas por persona; para una conferencia de media jornada, prepara además té, vasos y agua según las preferencias registradas. Confirma las restricciones dietéticas al menos 3 días antes de hacer el pedido.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico y los altavoces en la sala el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Lleva un cable HDMI de repuesto y verifica que las regletas y los alargadores alcancen cada punto de conexión.
- Prepara la mesa de inscripción con la lista de asistencia impresa, tarjetas de nombre y un cartel visible. Coloca las flechas de señalización antes de la llegada del primer participante para evitar interrupciones durante la recepción.
- Revisa el material técnico y de servicio 24 horas antes de trasladarlo al lugar: clic de presentación, cables, termos, máquinas de café, bandejas y utensilios. Lo que más se olvida suele ser el equipo pequeño que permite usar lo demás.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia?
- Prepara una silla por cada inscripción confirmada y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 80 participantes, por ejemplo, conviene disponer de entre 84 y 88 sillas.
- ¿Cuánto café debo comprar para una conferencia?
- Calcula 2 tazas por persona durante la primera hora. Para 50 asistentes, prepara unas 100 tazas y añade té, leche, azúcar y vasos según las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuándo debo comprobar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del inicio. Comprueba el portátil, el HDMI, la pantalla, el micrófono inalámbrico, los altavoces, los alargadores y las regletas con la presentación real.
- ¿Cuándo preparo la mesa de inscripción?
- Déjala montada entre 30 y 45 minutos antes de la llegada de los participantes. Coloca la lista de asistencia, las tarjetas de nombre, el cartel de inscripción y las flechas de señalización antes de abrir la recepción.
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