Que faut-il acheter pour organiser une conférence ?

Pour une conférence, les achats ne se limitent pas au café et aux gobelets. Il faut aussi prévoir la vaisselle, les boissons, les encas et le matériel nécessaire à la présentation. Cette liste vous aide à vérifier les éléments souvent oubliés, comme les adaptateurs HDMI, les rallonges ou les marqueurs pour paperboard. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et ajoutez une petite marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban de masquageqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serviettesqté 8

Catering

Courses
- Café - 2 kilo
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Filet de dinde - 2 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 8 sacs
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Wraps végétaliens - 40 pièces
- Tartinade végétalienne - 6 barquettes
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Gardez les bouteilles et les glacières au frais avant l’ouverture de la salle.
Pour le café, comptez une tasse par participant à l’accueil, puis une tasse supplémentaire pour deux personnes pendant la pause. Prévoyez aussi quelques thermos si la machine à café ne peut pas rester accessible en continu.
Achetez la vaisselle pour le nombre maximal de participants confirmés, avec environ 10 % de marge. Les petites assiettes, fourchettes, cuillères et bols sont souvent oubliés lorsque les encas sont servis sur un buffet.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le câble HDMI au moins 24 heures avant la conférence. Gardez un adaptateur HDMI de rechange et vérifiez que les multiprises et rallonges atteignent bien la table de prise de parole.
Préparez les badges, la liste des visiteurs et les fournitures du paperboard avant le jour J. Prenez au moins deux jeux de feutres et vérifiez que le cliqueur fonctionne avec l’ordinateur utilisé pour la présentation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de marge pour les intervenants, les bénévoles et les imprévus.
Combien de café faut-il acheter pour une conférence ?: Prévoyez une tasse à l’arrivée, puis une tasse supplémentaire pour deux participants pendant chaque pause. Pour 50 personnes, cela représente environ 75 tasses sur une matinée avec une pause.
Quel matériel prévoir pour une présentation en conférence ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, un adaptateur compatible, un cliqueur et des haut-parleurs si nécessaire. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant l’événement.
Quand acheter les fournitures d’une conférence ?: Achetez les boissons, les encas et la vaisselle entre 2 et 5 jours avant la conférence. Vérifiez le nombre d’inscrits au plus tard 48 heures avant afin d’ajuster les quantités et les besoins alimentaires.

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