Qué necesitas para organizar una conferencia
Una conferencia necesita algo más que una sala y un ponente. Esta lista reúne lo que debes comprar, pedir prestado o llevar: desde café, bebidas y vajilla hasta proyector, micrófonos y materiales para la recepción. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja un margen para imprevistos. Comprueba los equipos técnicos antes del día del evento, porque los adaptadores, los cables y el sonido suelen ser lo último que se revisa.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Portanombrescant. 100
- Señales de orientacióncant. 6
- Cinta de pintorcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Toallascant. 8
Catering
- Compras
- Café - 2 kilo
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Miniwraps - 120 unidades
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Rúcula - 8 bolsas
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Wraps veganos - 40 unidades
- Untable vegano para bocadillos - 6 envases
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Servilletas de papel - 300 unidades
Consejos
- Calcula la vajilla para todas las personas inscritas y añade un 10 % extra: así tendrás margen si se rompe una taza o llega algún asistente sin confirmar.
- Para una pausa de café de una hora, calcula 2 tazas por persona y prepara al menos una bebida fría por asistente. Enfría las bebidas con varias horas de antelación, no justo antes de abrir la sala.
- Comprueba la presentación en el portátil que usarás y lleva tanto un cable HDMI como un adaptador compatible. Haz esta prueba entre 24 y 48 horas antes para poder resolver incompatibilidades.
- Prepara un micrófono inalámbrico para el ponente y otro de reserva si habrá preguntas del público. Prueba el sonido, los altavoces y las regletas antes de que lleguen los asistentes.
- Reserva espacio para la mesa de recepción, la mesa de oradores y el punto de café. Coloca las sillas y las mesas como mínimo 60 minutos antes del inicio para corregir la distribución sin prisas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una conferencia?
- Calcula una taza y un vaso por persona, además de un plato, un tenedor, un cuchillo y una cuchara por asistente. Añade un 10 % de reserva para roturas, reposiciones y asistentes adicionales.
- ¿Cuánto café debo preparar para una conferencia?
- Para una pausa de una hora, calcula aproximadamente 2 tazas por persona. Si la conferencia dura varias horas, prepara una segunda ronda y ten termos disponibles para mantener el café caliente.
- ¿Qué equipo técnico necesito para una conferencia?
- Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, un cable HDMI y el adaptador que necesite el portátil. Prueba también los micrófonos, los altavoces, el clic de presentación, las regletas y los alargadores entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Cuándo debo montar la sala de la conferencia?
- Empieza el montaje al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Si debes instalar proyector, sonido y punto de café, reserva entre 90 y 120 minutos para hacer una prueba completa.
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