Was du für einen Vortrag brauchst
Für einen Vortrag brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Plane Technik, Sitzordnung, Empfang, Kaffee und Verpflegung so, dass 30 Minuten vor Beginn alles einsatzbereit ist. Prüfe Präsentation, HDMI-Anschluss und Ton nicht erst beim Einlass. Diese Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Materialien zusammenzustellen und typische Engpässe bei Getränken, Geschirr und Präsentationstechnik zu vermeiden.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 100
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- AbdeckbandAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- HandtücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Kilo
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Miniwraps - 120 Stück
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Putenfilet - 2 kilo
- Gurken - 12 Stück
- Paprika - 12 Stück
- Rucola - 8 Beutel
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Wraps - 40 Stück
- Veganer Brotaufstrich - 6 Becher
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Papierservietten - 300 Stück
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 Gästen stellst du also 42 bis 44 Stühle auf.
- Rechne für die Kaffeepause mit etwa 2 Tassen Kaffee oder Tee pro Person. Halte zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast bereit und kühle die Getränke frühzeitig.
- Lege für Laptop, Beamer und Ton mindestens ein HDMI-Kabel, den passenden Adapter und ein Verlängerungskabel bereit. Teste die Präsentation spätestens 60 Minuten vor Beginn am tatsächlichen Aufbau.
- Richte den Empfangstisch mit Besucherliste und Namensschildern mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Drucke 5 bis 10 leere Namensschilder als Reserve aus.
- Stelle Serviertabletts, Schälchen und Servierlöffel vor Beginn bereit, damit Snacks und Getränke nicht improvisiert verteilt werden müssen. Für jede Snackauswahl genügt zunächst ein Schälchen; bei mehr als 30 Personen sind zwei besser.
Häufige Fragen
- Wie viele Stühle brauche ich für einen Vortrag?
- Plane für jede angemeldete Person einen Stuhl und 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 50 Anmeldungen brauchst du daher 53 bis 55 Stühle.
- Wie viel Kaffee und Wasser brauche ich pro Vortragsteilnehmer?
- Kalkuliere etwa 2 Tassen Kaffee oder Tee pro Person für die Pause. Zusätzlich solltest du mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast einplanen; bei einem langen Vortrag eher 0,75 Liter.
- Welche Technik muss ich für einen Vortrag mitbringen?
- Für die Präsentation brauchst du mindestens Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und einen passenden HDMI-Adapter. Prüfe Bild und Ton spätestens 60 Minuten vor Beginn und halte ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
- Wann sollte ich Getränke und Snacks für den Vortrag vorbereiten?
- Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Stelle Snacks, Geschirr und den Kaffeebereich spätestens 30 Minuten vor Beginn fertig auf, damit der Empfang nicht unterbrochen wird.
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