Que faut-il prévoir pour une conférence ?

Pour une conférence, les oublis concernent souvent les petits équipements et l’accueil plutôt que les grandes installations. Prévoyez le matériel de présentation, les câbles et adaptateurs, puis dimensionnez le café, l’eau et la vaisselle selon le nombre d’inscrits. Une table d’accueil, des microphones testés et quelques rallonges disponibles évitent les retards le jour J. Cette liste vous aide à rassembler les achats et le matériel avant l’installation de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 65
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 4
Stylosqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Tartinades végétariennes - 8 boîtes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Concombres - 6 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Biscuits salés - 8 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 boîtes
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 8 paquets
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons de nettoyage - 12 pièces
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 tasses par participant pour une conférence d’une demi-journée : une pour l’accueil et une pour la pause. Ajoutez 10 % de marge pour les intervenants et les personnes qui se resservent.
Comptez au moins 1 verre par participant et prévoyez 20 % de verres supplémentaires si l’événement dure plus de 3 heures. Les carafes ou bouteilles d’eau doivent être installées avant l’arrivée du public.
Prenez 2 rallonges et 2 multiprises pour chaque zone technique distincte, notamment la table de parole et la projection. Testez le câble HDMI, l’ordinateur et le projecteur au moins 60 minutes avant le début.
Préparez une table d’inscription avec la liste actualisée des participants, des stylos et un espace dégagé pour accueillir les arrivées. Gardez les badges ou documents d’accueil à portée de main plutôt que dans les cartons du catering.
Réservez la vaisselle, les plateaux et les pinces de service au plus tard 3 jours avant la conférence. Pour le café et le thé, vérifiez la capacité des machines et des bouilloires afin de servir tout le groupe pendant la première pause.

Questions fréquentes

Combien de tasses faut-il pour une conférence ?: Prévoyez 2 tasses par participant pour une demi-journée, plus une marge de 10 %. Pour 50 personnes, cela représente environ 110 tasses si vous ne pouvez pas les laver pendant l’événement.
Quel matériel technique faut-il acheter pour une conférence ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un câble HDMI, un cliqueur et 2 microphones sans fil si plusieurs personnes prennent la parole. Ajoutez au moins 2 rallonges et 2 multiprises pour sécuriser les branchements.
Combien de verres et d’assiettes prévoir par personne ?: Comptez 1 verre par personne et 1 assiette par personne pour une pause avec collation. Ajoutez 20 % de marge, soit 60 verres et 60 assiettes pour 50 participants.
Quand préparer le matériel d’une conférence ?: Rassemblez les achats et le matériel la veille, puis installez la salle au moins 2 heures avant l’accueil. Réservez les éléments loués et confirmez le catering 3 à 7 jours à l’avance.

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