Qué necesitas comprar para una conferencia
Una conferencia necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el material para la sala, la mesa de registro, la presentación y el servicio de café, té y catering. Calcula las cantidades según el número de participantes y confirma con antelación qué incluye la sala. Así evitarás descubrir el día del evento que faltan cables, micrófonos, tazas o espacio para la presentación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 65
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa de registro
- Taburetescant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Manteles individualescant. 8
- Señales de orientacióncant. 4
- Bolígrafoscant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Cava - 4 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Queso crema - 6 tarrinas
- Hummus - 6 envases
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Jamón - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Untables vegetarianos - 8 tarrinas
- Tomates - 3 kilogram
- Pepinos - 6 unidades
- Rúcula - 6 bolsas
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Crackers salados - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 6 docenas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Mayonesa - 2 botes
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Servilletas - 8 paquetes
- Vasos de papel - 100 unidades
- Platos de papel - 100 piezas
- Palitos para remover - 100 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Detergente para lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de limpieza - 12 unidades
- Desinfectante de manos - 4 flacons
Consejos
- Calcula una silla por participante inscrito y añade 5 sillas extra para cambios de última hora. Reserva también mesas suficientes para el registro, los ponentes y el catering.
- Prepara un portátil, un proyector, una pantalla, un cable HDMI y un clic de presentación. Lleva además un cable HDMI de repuesto y prueba la presentación completa al menos 24 horas antes.
- Para una mesa de registro, prevé una mesa, el material de acreditación y espacio para que dos personas atiendan a los participantes sin bloquear la entrada.
- Calcula dos tazas por persona si habrá café y té durante una pausa, y prepara termos o máquinas de café con capacidad para servir a todos en 15 minutos.
- Comprueba la técnica en la sala el día anterior o, como mínimo, 2 horas antes de empezar. Los micrófonos inalámbricos, las regletas y los alargadores suelen ser lo que más tarde se consigue.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia?
- Calcula una silla por participante confirmado y añade un margen de 5 a 10 sillas. Para 80 asistentes, prepara entre 85 y 90 sillas para cubrir inscripciones de última hora y cambios de distribución.
- ¿Qué equipo necesito para una presentación en una conferencia?
- Necesitas un portátil, un proyector, una pantalla, un cable HDMI y un clic de presentación. Comprueba la compatibilidad y prueba todo al menos 24 horas antes; lleva un cable de repuesto si es posible.
- ¿Cuánto café y té debo preparar para una conferencia?
- Para una pausa de 20 a 30 minutos, calcula una taza por persona y añade un 10 % de margen. Para una jornada completa con dos pausas, prepara aproximadamente 3 tazas por participante, repartidas entre café y té.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para una conferencia?
- Pídelo entre 7 y 10 días antes y confirma el número final de asistentes 48 horas antes. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido para que el proveedor pueda preparar opciones adecuadas.
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