Que faut-il prévoir pour une conférence ?

Pour une conférence, les oublis concernent souvent l’accueil, les branchements et le service des boissons plutôt que le contenu du programme. Prévois le matériel de projection, les adaptateurs et les rallonges avant le jour J. Côté courses, compte les boissons, le café, les encas et la vaisselle selon le nombre d’inscrits, avec une petite marge. Les badges, les brochures et une table d’accueil doivent aussi être prêts avant l’arrivée du premier participant.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table de présentation
Table d’accueil
Tabouretsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Glacièresqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 60
Stylosqté 12
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 2
Raclettes de solqté 2
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thés - 120 sachets
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 36 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Glaçons - 8 kilo
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Biscuits sucrés - 6 paquets
- Biscuits complets - 4 paquets
- Mini-muffins - 60 pièces
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Toast - 8 paquets
- Sandwichs - 70 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Serviettes en papier - 4 paquets

Conseils

Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en carafe et garde une partie des boissons au frais dans des glacières.
Pour le café et le thé, compte 1 tasse par participant à la pause, puis 10 % de marge. Prépare les tasses, les cuillères, les thermos et les bouilloires au même endroit pour éviter les allers-retours.
Vérifie la présentation au moins 24 heures avant la conférence sur l’ordinateur qui sera utilisé. Emporte un câble HDMI, un kit d’adaptateurs, une multiprise et une rallonge, même si la salle semble déjà équipée.
Prépare les badges nominatifs et les brochures du programme la veille. Prévois au moins 5 % d’exemplaires ou de badges supplémentaires pour les inscriptions tardives et les erreurs de saisie.
Pour le buffet, compte une assiette et une fourchette par encas prévu, plus 10 % de réserve. Place les pinces de service, les plateaux, les serviettes et les carafes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence ?: Prévois 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoute environ 10 % de marge pour les intervenants, l’équipe et les participants qui restent plus longtemps.
Combien de café faut-il acheter pour une conférence ?: Compte une tasse par participant et par pause, avec 10 % de marge. Pour une conférence de 50 personnes avec une pause, prépare donc environ 55 tasses et la quantité de café correspondante.
Que faut-il prévoir pour la projection d’une conférence ?: Prépare un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI et plusieurs adaptateurs. Teste l’ensemble au moins 24 heures avant, puis vérifie le son et le micro à l’ouverture de la salle.
Quand préparer les badges et les brochures du programme ?: Prépare-les la veille, dès que les inscriptions sont confirmées. Imprime 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et les participants ajoutés le jour même.

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