Einkaufsliste für einen Vortrag: Was du wirklich brauchst
Für einen Vortrag brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Plane Ausstattung für die Präsentation, Getränke und Geschirr für die Pausen sowie Material für Empfang und Namensschilder ein. Pro angemeldeter Person solltest du mindestens ein Glas und einen Teller vorsehen; bei Kaffee und Wasser ist etwas Reserve sinnvoll. Prüfe außerdem rechtzeitig, ob Laptop, HDMI-Anschluss und Mikrofon zusammen funktionieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Präsentationstisch
- Empfangstisch
- HockerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-Adapter-Set
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- GebäckgabelnAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KaraffeAnz. 2
- ServierplattenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- ProgrammhefteAnz. 60
- StifteAnz. 12
- WegweiserAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee assortiert - 120 Beutel
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Mineralwasser still - 60 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 36 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Orangensaft - 4 Liter
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 8 Kilo
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Papierservietten - 200 Stück
- Süße Kekse - 6 Packungen
- Vollkornkekse - 4 Packungen
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Gurke - 4 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Toast - 8 Packungen
- Sandwiches - 70 Stück
- Butter - 2 Packungen
- Käsescheiben - 2 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 6 Becher
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 4 Packungen
Tipps
- Plane pro teilnehmender Person mindestens 0,5 Liter Wasser ein und stelle zusätzlich Kaffee oder Tee bereit. Für eine zweistündige Veranstaltung sind zwei bis drei Heißgetränke pro Person realistisch.
- Rechne bei Gebäck und kleinen Snacks mit etwa zwei bis drei Portionen pro Person. Berücksichtige erfasste Ernährungswünsche und lege Servierplatten sowie Servierzangen schon vor Beginn bereit.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Adapter spätestens am Vortag gemeinsam. Ein Adapter-Set und ein Verlängerungskabel werden besonders häufig vergessen, wenn der Referenten-Laptop nicht bekannt ist.
- Stelle für alle angemeldeten Personen einen Stuhl bereit und halte fünf bis zehn Prozent zusätzliche Sitzplätze zurück. Bei längeren Vorträgen sind einige Hocker für den Präsentationsbereich oder kurze Wartezeiten praktisch.
- Bereite Namensschilder und Programmhefte vor dem Einlass vor und lege sie am Empfangstisch aus. Plane dafür mindestens 15 Minuten Aufbauzeit ein, damit die Ausgabe nicht mit dem Empfang der Teilnehmenden kollidiert.
Häufige Fragen
- Wie viel Wasser brauche ich für einen Vortrag?
- Plane mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person für die gesamte Veranstaltung ein. Bei warmen Räumen oder einer Dauer von mehr als zwei Stunden solltest du zusätzlich 0,25 Liter pro Person als Reserve einrechnen.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Vortrag mit 30 Personen?
- Für 30 Personen sind mindestens 15 Liter Wasser sinnvoll. Ergänze für eine zweistündige Veranstaltung etwa 60 bis 90 Tassen Kaffee oder Tee und stelle passende Kaffeetassen, Gläser und Löffel bereit.
- Welche Technik brauche ich für eine Präsentation beim Vortrag?
- Du brauchst einen Beamer, eine Projektionsleinwand, einen Laptop, ein HDMI-Kabel und ein HDMI-Adapter-Set. Teste die komplette Verbindung spätestens 24 Stunden vorher und prüfe bei größeren Räumen zusätzlich Mikrofon und Lautsprecher.
- Wann sollte ich die Einkaufsliste für einen Vortrag fertig haben?
- Schließe die Liste mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab. Technik, Mobiliar und Geschirr müssen dann noch reserviert oder organisiert werden können; Getränke und frische Snacks kaufst du am Veranstaltungstag oder am Vortag.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!