Qué necesitas comprar para una conferencia

Organizar una conferencia exige algo más que reservar una sala y confirmar al ponente. Necesitas preparar la recepción, el café, las bebidas, los aperitivos y todo lo necesario para que la presentación funcione sin interrupciones. Esta lista reúne el material que conviene comprar o llevar, desde tazas y termos hasta cables, adaptadores y tarjetas de nombre. Calcula las cantidades según el número de inscritos y deja el equipo probado con antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesa de presentación
Mesa de recepción
Taburetescant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Kit de adaptadores HDMI
Micrófono inalámbrico
Altavozcant. 2
Regletascant. 3
Cables alargadorescant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 60
Platoscant. 60
Tenedores de postrecant. 60
Cucharillas de cafécant. 60

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Jarracant. 2
Bandejas para servircant. 6
Pinzas de servircant. 4
Neveras portátilescant. 2
Abrebotellascant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Folletos del programacant. 60
Bolígrafoscant. 12
Carteles de flechascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 2
Limpiacristalescant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té surtido - 120 sobres
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Agua con gas - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 8 kilo
- Palitos para remover - 100 unidades
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Galletas dulces - 6 paquetes
- Galletas integrales - 4 paquetes
- Mini muffins - 60 unidades
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 20 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Pepino - 4 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Tostadas - 8 paquetes
- Bocadillos - 70 unidades
- Mantequilla - 2 paquetes
- Lonchas de queso - 2 kilo
- Crema vegetariana para untar - 6 tarrinas
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallitas de papel - 4 paquetes

Consejos

Calcula 2 bebidas por persona para la primera hora y 1 bebida adicional por cada hora siguiente. Enfría parte de las bebidas el día anterior y reserva neveras portátiles para mantenerlas frías durante la conferencia.
Prepara 1 taza de café o té por asistente para cada pausa, más un 10 % de margen. Ten al menos 1 termo adicional si el grupo supera las 30 personas, porque el café se consume de forma desigual.
Lleva 1 tarjeta de nombre y 1 folleto del programa por participante confirmado, y prepara un 10 % extra para inscripciones de última hora. Colócalos en la mesa de recepción antes de abrir la sala.
Comprueba el equipo técnico entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, kit de adaptadores, micrófono, altavoz, regletas y alargadores. No des por hecho que el portátil del ponente utiliza HDMI.
Para los aperitivos, calcula 4-6 piezas por persona en una pausa breve y añade platos, tenedores de postre, pinzas y bandejas de servir. Separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para una conferencia de 50 personas?: Calcula unas 100 bebidas para la primera hora, es decir, 2 por persona. Añade 50 bebidas por cada hora adicional y deja algunas unidades de margen para el equipo organizador y el ponente.
¿Cuánto café necesito para una conferencia?: Para una pausa, calcula aproximadamente 1 taza por asistente y prepara un 10 % adicional. Para 50 personas, eso supone unas 55 tazas y suficiente café para llenar al menos dos termos, según el tamaño de las tazas.
¿Cuándo debo probar el proyector y el micrófono?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir la ubicación. Comprueba también el cable HDMI, los adaptadores, el sonido, las regletas y los alargadores.
¿Cuántas tarjetas de nombre y folletos debo imprimir?: Prepara uno de cada por inscripción confirmada y añade un 10 % extra. Para 50 asistentes, imprime al menos 55 tarjetas y 55 folletos para cubrir cambios y registros de última hora.

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