Que prévoir pour une cérémonie du Nouvel An ?

Une cérémonie du Nouvel An demande plus qu’un programme et quelques décorations. Il faut prévoir l’accueil, les boissons chaudes, les encas, la vaisselle, le mobilier et toute la technique nécessaire aux chants, aux textes ou aux projections. Cette liste vous aide à acheter et à rassembler le matériel au bon moment. Vérifiez aussi les produits frais, les besoins alimentaires et les équipements disponibles dans la salle avant de faire les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Bougies LEDqté 12
Panneau d’accueil
Flèches de signalisationqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 8
Glacièresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Boissons pétillantes sans alcool - 12 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 3 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Dés de fromage - 4 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains à cuire - 40 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits de Noël - 6 paquets
- Brownies - 6 boîtes
- Mini-quiches - 120 pièces
- Snacks végétariens - 120 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez au moins une tasse par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour le café et le thé. Comptez aussi une carafe par table et quelques plateaux pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.
Pour les encas, achetez des portions faciles à servir et prévoyez au minimum une portion par participant, avec 10 % de marge. Vérifiez les réponses liées aux allergies et aux régimes avant d’acheter les produits frais.
Testez les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises et la table de mixage au moins 24 heures avant la cérémonie. Gardez un câble et une multiprise de rechange si la salle en possède.
Préparez la table d’accueil avec le panneau, les flèches de signalisation et les programmes imprimés avant l’ouverture des portes. Installez-la 30 minutes à l’avance pour ne pas la monter pendant l’arrivée des participants.
Réservez le mobilier et le matériel technique dès que la salle est confirmée, idéalement 2 à 3 semaines avant le Nouvel An. Les chaises, tables, machines à café et vidéoprojecteur sont souvent les premiers éléments indisponibles.

Questions fréquentes

Combien de tasses prévoir pour une cérémonie du Nouvel An ?: Prévoyez une tasse par participant, plus 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente 88 tasses, afin de couvrir les échanges, la casse et les oublis.
Quand acheter les produits frais pour la cérémonie ?: Achetez les produits frais la veille ou le jour même, selon leur durée de conservation. Les produits secs, la vaisselle et les boissons peuvent être vérifiés et achetés 3 à 7 jours avant.
Quel matériel faut-il tester avant la cérémonie ?: Testez les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises, table de mixage, ordinateur, vidéoprojecteur et écran au moins 24 heures avant. Refaites un essai dans la salle avec les branchements réellement utilisés.
Combien de temps avant ouvrir les portes ?: Terminez l’installation, le café, les encas et la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’ouverture. Gardez ensuite 10 minutes sans nouvelle tâche pour régler un problème de dernière minute.

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