Que faut-il prévoir pour une cérémonie d’ouverture ?

Une cérémonie d’ouverture demande plus que quelques chaises et un pupitre. Il faut prévoir l’accueil des invités, le déroulement officiel, les discours, la musique et le moment symbolique avec le ruban et les ciseaux. Cette liste de courses regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel technique, l’éclairage et la décoration nécessaires pour une organisation fluide. Vérifie les quantités après la clôture des inscriptions, puis confirme les réservations avec les prestataires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables cocktailqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Pupitre
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 6
Arches de ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3
Tapis rouge
Ruban pour l’inauguration
Ciseaux cérémoniels
Badges nominatifsqté 100
Sets de nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de cuisineqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Citrons verts - 12 pièces
- Glaçons - 15 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Vieux fromage - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Olives - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Crackers de riz - 6 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Feuilletés farcis - 120 pièces
- Samosas végétariens - 60 pièces
- Sandwichs mixtes - 120 pièces
- Sandwichs sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs vegan - 12 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sauce cocktail - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévois une chaise par invité assis, puis ajoute 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les accompagnants et les changements de dernière minute. Garde aussi quelques chaises près de l’accueil pour les personnes qui en ont besoin.
Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute au moins 10 % de verres, d’assiettes et de couverts en réserve : ils disparaissent vite pendant un buffet debout.
Teste la sonorisation et les fichiers musicaux au moins 24 heures avant la cérémonie. Vérifie séparément les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les multiprises.
Prépare le pupitre, les discours imprimés, les programmes et les badges nominatifs avant l’arrivée des invités. Installe la table d’inscription au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.
Ne commande pas le catering ni les boissons sur une estimation ancienne : transmets le nombre définitif d’invités dès que les inscriptions sont closes. Prévois également un espace clairement identifié pour les besoins alimentaires signalés.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une cérémonie d’ouverture ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute 10 % de marge et distingue les boissons avec alcool, sans alcool, l’eau et le café.
Quelle quantité de vaisselle faut-il prévoir ?: Prévois au minimum une assiette, un couvert et un verre par invité et par service. Pour éviter les ruptures pendant un buffet, réserve 10 à 15 % de vaisselle supplémentaire, notamment pour les verres à eau et les tasses à café.
Quand réserver le matériel de sonorisation ?: Réserve les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et le vidéoprojecteur dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Fais un test complet au plus tard la veille.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Prépare une première version dès que la liste des invités est stabilisée, puis imprime les badges et les programmes 2 à 3 jours avant l’événement. Garde quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.

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