Que faut-il prévoir pour une cérémonie d’ouverture ?

Une cérémonie d’ouverture demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des invités, la prise de parole, la musique, l’éclairage et une circulation claire sur le site. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel technique et les éléments de décoration à acheter ou à réserver. Calcule les quantités selon le nombre d’invités, puis ajoute une marge de 10 % pour les verres, les assiettes et les couverts.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Scène
Table de prise de parole
Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 8
Table d'inscription
Chaisesqté 180
Nappesqté 20
Tabouretsqté 12
Barrières de fouleqté 12
Ruban de balisageqté 4
Paravents de vestiaireqté 2
Parasolsqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-parapluiesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Extincteursqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Mètres rubansqté 2
Pieds de parasolqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Drapeaux de la communeqté 4
Mâts de drapeauxqté 2
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Ruban pour la cérémonie d’ouverture
Ciseaux pour le numéro d'ouverture
Mur photo
Badges nominatifsqté 200
Porte-badgesqté 200
Brochures du programmeqté 200
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux d'informationqté 6

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de thé - 250 sachets
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Eau gazeuse - 24 bouteilles
- Eau plate - 36 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 48 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 25 pièces
- Mini-pistolets - 200 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Pesto - 1 kilogramme
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 3 kilogram
- Rosbif - 2 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Carottes - 4 kilogram
- Céleri branche - 2 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Poires - 6 kilogrammes
- Fraises - 5 kilogram
- Olives - 3 kilogrammes
- Cornichons - 2 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Crackers de riz - 6 sacs
- Mini-quiches - 250 pièces
- Wraps végétariens - 120 pièces
- Wraps au poulet - 120 pièces
- Brochettes de légumes vegan - 150 pièces
- Mini boulettes de viande - 200 pièces
- Bitterballen - 250 pièces
- Moutarde - 3 pots
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Brownies - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Citrons - 3 kilogrammes
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre - 500 grammes
- Serviettes - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Pailles en papier - 250 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 6
Tire-bouchonsqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pinces à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles à verreqté 3
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 12

Conseils

Pour les boissons, prévois 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Achète aussi de l’eau en quantité suffisante : elle est souvent oubliée lors des cérémonies avec prises de parole.
Prévois au moins 10 % de vaisselle en plus que le nombre d’invités. Les verres disparaissent rapidement entre l’accueil, le buffet et la zone de discours, surtout si aucun espace de retour n’est clairement installé.
Réserve la sonorisation et les microphones au moins 2 à 3 semaines avant la cérémonie. Vérifie sur place la longueur des rallonges, les multiprises et les passe-câbles afin d’éviter des câbles dans les zones de passage.
Pour l’accueil, installe une table d’inscription, les badges nominatifs et quelques stylos au minimum 30 minutes avant l’arrivée du public. Garde une réserve d’environ 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Ne prévois pas l’éclairage le jour même : teste les projecteurs LED, les guirlandes et les pieds d’éclairage lors de l’inspection du lieu, idéalement la veille. Vérifie aussi que les drapeaux et leurs mâts ne gênent ni les sorties de secours ni l’itinéraire accessible.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une cérémonie d’ouverture ?: Prévois au moins 1,5 verre par invité si le lavage ou le remplacement est possible pendant l’événement. Sans rotation, compte 2 verres par personne, puis ajoute 10 % de marge.
Quelle quantité de boissons acheter pour une cérémonie d’ouverture ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Prévois une part suffisante d’eau, notamment si la cérémonie comporte des discours ou se déroule sous des tentes.
Quand réserver la sonorisation et les microphones ?: Réserve les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones 2 à 3 semaines à l’avance. Fais un test complet sur le lieu au plus tard la veille, avec les rallonges et les passe-câbles réellement utilisés.
Combien de temps avant faut-il installer le buffet et les tables ?: Installe les tables de buffet, la table d’inscription et le mobilier au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Garde ensuite 30 minutes pour disposer la vaisselle, refroidir les boissons et corriger la circulation.

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