Qué necesitas para una ceremonia de apertura
Una ceremonia de apertura necesita más que un escenario y unas sillas. La lista incluye mobiliario para invitados y ponentes, vajilla para el servicio, sonido, iluminación y elementos de señalización. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade un margen del 10 % para vasos, sillas y material de registro. Reserva con antelación el catering, el equipo audiovisual y las estructuras exteriores, porque suelen ser lo primero que se agota.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Escenario
- Mesa de oradores
- Mesas altascant. 12
- Mesas de buffetcant. 8
- Mesa de registro
- Sillascant. 180
- Mantelescant. 20
- Taburetescant. 12
- Vallas de control de multitudescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Biombos para vestuarioscant. 2
- Sombrillascant. 6
Vajilla
- Copas de vinocant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 200
- Cubiertoscant. 200
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Portátil
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Percheroscant. 2
- Paragüeroscant. 2
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Extintorescant. 4
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 6
- Cintas métricascant. 2
- Bases para sombrillascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LED de obracant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Banderas del municipiocant. 4
- Mástilescant. 2
- Arcos de globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Cinta para la ceremonia de inauguración
- Tijeras para la apertura
- Photowall
- Credencialescant. 200
- Portabadgescant. 200
- Programascant. 200
- Señales de rutacant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
- Paneles informativoscant. 6
Catering
- Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Surtido de té - 250 sobres
- Azúcar - 3 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Agua con gas - 24 botellas
- Agua sin gas - 36 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza blanca - 48 botellas
- Rosado - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Baguettes - 25 unidades
- Mini pistolets - 200 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Brie - 3 kilogramo
- Queso de cabra - 2 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Pesto - 1 kilogram
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Jamón cocido - 3 kilogram
- Rosbif - 2 kilogramos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Pimientos - 20 unidades
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Apio blanco - 2 kilogram
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 8 kilogram
- Peras - 6 kilogramo
- Fresas - 5 kilogram
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Pepinillos - 2 kilogramos
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Crackers de arroz - 6 bolsas
- Mini quiches - 250 unidades
- Wraps vegetarianos - 120 unidades
- Wraps de pollo - 120 piezas
- Brochetas de verduras veganas - 150 unidades
- Mini albóndigas - 200 unidades
- Bitterballen - 250 piezas
- Mostaza - 3 tarros
- Mayonesa - 3 botes
- Ketchup - 3 botellas
- Salsa de ajo - 3 botellas
- Brownies - 180 unidades
- Mini muffins - 180 stuks
- Limones - 3 kilogramos
- Menta fresca - 10 manojos
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta - 500 gram
- Servilletas - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Pajitas de papel - 250 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Toallitas de limpieza - 4 paquetes
- Limpiador multiusos - 4 botellas
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 6
- Tijerascant. 4
- Jarras medidorascant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Termoscant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Abrebotellascant. 8
- Sacacorchoscant. 4
- Pinzas para hielocant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores para vidriocant. 3
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantescant. 12
Consejos
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y una bebida adicional por cada hora siguiente. Enfría al menos el 70 % antes de que lleguen los invitados y deja el resto como reserva.
- Prepara un 10 % más de sillas, vasos, platos y cubiertos que el número confirmado de asistentes. Ese margen cubre acompañantes inesperados, roturas y cambios de última hora.
- Reserva el equipo de sonido y los micrófonos inalámbricos con al menos 2 semanas de antelación. Comprueba el mismo día que hay cables alargadores, regletas y alfombrillas para cubrir los cables.
- Calcula una mesa de registro por cada 75 a 100 invitados para evitar colas. Coloca allí las acreditaciones y una copia impresa del programa, y prepara un 5 % adicional de acreditaciones.
- Si la ceremonia es al aire libre, confirma las carpas, el escenario, la iluminación y los mástiles como mínimo 2 semanas antes. Inspecciona el lugar el día anterior para comprobar salidas, accesibilidad y estabilidad del montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas bebidas necesito para una ceremonia de apertura?
- Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida adicional por persona y hora después. Para 100 asistentes durante 2 horas, prepara entre 300 y 400 bebidas, según la duración del servicio y el clima.
- ¿Cuánta vajilla debo comprar o alquilar?
- Prepara una unidad por invitado y añade un 10 % de margen. Para 100 personas, calcula al menos 110 copas, vasos, tazas, platos y juegos de cubiertos, además de bandejas y pinzas para el buffet.
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar el sonido y el mobiliario?
- Reserva el sonido, el escenario, las sillas y las mesas al menos 2 semanas antes. Si la ceremonia es al aire libre o coincide con una temporada de mucha demanda, confirma disponibilidad 3 o 4 semanas antes.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta para una ceremonia de apertura?
- Prepara al menos 2 micrófonos inalámbricos si hay una persona moderadora y varios ponentes: uno para quien presenta y otro para las intervenciones. Ten un micrófono de repuesto o una alternativa disponible antes de abrir las puertas.
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