Que faut-il prévoir pour une cérémonie commémorative ?

Une cérémonie commémorative demande surtout une organisation précise et du matériel prêt à temps. Prévoyez les assises, le son, l’accueil, les fleurs, les bougies et les supports imprimés avant le jour venu. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les multiprises, les piles de rechange et les panneaux indiquant l’accès ou le stationnement. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter selon le nombre de participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Table de scène
Nappe pour tablesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Câbles AUXqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de tableqté 6
Rallonges électriques pour l’éclairageqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 8
Couronnes commémorativesqté 4
Chemins de table blancsqté 12
Bougies commémorativesqté 120
Porte-bougies en verreqté 120
Ruban blancqté 4
Drapeauxqté 4
Pieds de drapeauqté 4
Cadres photoqté 6
Supports pour cadres photoqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Carafes en verreqté 6

Cuisine

Bouilloires électriquesqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12
Ouvre-bouteillesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de serviceqté 4

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Chariots de serviceqté 2
Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Cartes commémorativesqté 150
Registre de condoléancesqté 2
Presse-papiersqté 6
Serviettes en papierqté 500
Casiers de boissonsqté 8
Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de thés - 6 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 10 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 briques
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière - 4 caisses
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Beurre - 1 kilo
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Pistolets blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Blanc de poulet en tranches - 1,5 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Poires - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 100 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Gâteaux fourrés - 100 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Cake au citron - 6 pièces
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 boîte
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes jetables - 500 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Cuillères à café pour le service - 300 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Sacs pour poubelle à pédale - 4 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 recharges
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 2 boîtes

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve pour les intervenants, les proches et les changements de dernière minute.
Pour la sonorisation, comptez au moins un microphone par intervenant actif, deux pieds de micro si des prises de parole alternent, et testez tous les câbles la veille.
Préparez les programmes imprimés selon le nombre d’invités confirmé, avec 5 à 10 exemplaires supplémentaires pour l’accueil et les participants non inscrits.
Rassemblez les bougies, porte-bougies, rubans et fleurs au moins 24 heures avant la cérémonie ; les couronnes et compositions florales doivent être récupérées et contrôlées le jour précédent.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et prévoyez des tasses à café, verres à thé et verres à eau en fonction du nombre de personnes, avec une réserve d’environ 10 %.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une cérémonie commémorative ?: Prévoyez une chaise par participant attendu, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Gardez aussi quelques places accessibles et laissez un espace suffisant pour les intervenants et les déplacements.
Quand commander les fleurs et les couronnes commémoratives ?: Passez la commande au moins 7 jours avant la cérémonie afin de confirmer les compositions et l’horaire de livraison. Récupérez-les idéalement la veille et vérifiez leur état avant l’installation.
Quel matériel faut-il prévoir pour les prises de parole ?: Prévoyez un microphone par intervenant actif, au moins un pied de micro, un mixeur audio, les câbles AUX, des rallonges et des multiprises. Faites un test complet du son au moins 24 heures avant.
Combien de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par invité confirmé et ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Préparez-les au plus tard la veille, avec quelques copies réservées aux intervenants et à la table d’accueil.

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