Que faut-il prévoir pour une cérémonie commémorative ?

Une cérémonie commémorative demande surtout une préparation matérielle précise : accueil des participants, espace de recueillement, sonorisation et pause café. Prévoyez la vaisselle et les boissons selon le nombre définitif d’invités, puis ajoutez une petite marge pour éviter les manques. Les fleurs, bougies, cadres photo et registres de condoléances doivent être récupérés suffisamment tôt. Cette liste vous aide à réunir les éléments nécessaires avant l’ouverture du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bol à soupeqté 90
Louchesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Enceinte portable
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Bougies commémorativesqté 100
Porte-bougies en verreqté 100
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 6
Registres de condoléancesqté 2
Pupitres de programmeqté 2
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Sandwichs - 120 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon cuit - 2 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Moutarde - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Soupe de légumes - 20 litres
- Légumes pour soupe - 5 kilo
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Croutons - 4 sacs
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles

Conseils

Comptez une tasse par personne pour le café ou le thé, puis ajoutez 10 % de réserve. Prévoyez aussi un verre à eau par invité et quelques carafes faciles à remplir.
Pour une pause avec soupe et sandwichs, prévoyez une assiette, des couverts et une serviette par personne, plus 5 à 10 % de pièces supplémentaires pour les remplacements.
Testez les deux microphones sans fil, l’enceinte portable et les câbles au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez une rallonge et une multiprise de secours à portée de main.
Récupérez les compositions florales et vérifiez les bougies commémoratives, les porte-bougies et les cadres photo la veille. Les fleurs sont souvent oubliées jusqu’au dernier moment et nécessitent parfois un transport séparé.
Installez le vestiaire avec suffisamment de portants et de tabourets avant l’ouverture. Placez les registres de condoléances, les programmes et le matériel d’écriture dans un endroit visible, à l’entrée ou près de l’espace commémoratif.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres prévoir pour une cérémonie commémorative ?: Prévoyez au minimum une tasse par personne pour le café ou le thé et un verre à eau par personne. Ajoutez environ 10 % de réserve, surtout si la pause dure plus d’une heure ou si la vaisselle ne peut pas être lavée sur place.
Quand acheter les fleurs pour une cérémonie commémorative ?: Récupérez les compositions florales le jour même ou la veille, selon leur type et les conditions de conservation. Vérifiez leur état au moins 2 heures avant l’arrivée des participants afin de pouvoir remplacer une composition abîmée.
Quel matériel audio faut-il tester avant la cérémonie ?: Testez les microphones sans fil, l’enceinte portable, le pied de microphone, les rallonges et les multiprises au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez également les piles et la portée des microphones depuis chaque emplacement prévu.
Combien de programmes imprimer pour une cérémonie commémorative ?: Imprimez un programme par invité inscrit et ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Préparez-les au moins 24 heures avant la cérémonie pour avoir le temps de corriger une erreur ou de relancer une impression.

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