Wat heb je nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?

Een herdenkingsbijeenkomst vraagt om rustige ontvangst, duidelijke techniek en een verzorgde plek voor herinnering en samenzijn. Op deze boodschappenlijst staan de spullen voor zitplaatsen, garderobe, koffie en thee, broodjes en soep, bloemen en kaarsen. Denk ook aan microfoons, luidspreker, verlengsnoeren en programmastandaards: die worden vaak pas gemist wanneer de ruimte al open is. Stem de aantallen af op de definitieve gastenlijst en controleer uiterlijk enkele dagen vooraf wat de locatie al heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Soepkommenaantal 90
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare luidspreker
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 100
Glazen kaarshoudersaantal 100
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 6
Condoleanceregistersaantal 2
Programmastandaardsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Gekookte ham - 2 kilo
- Kipfilet beleg - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Rucola - 6 zakken
- Mosterd - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Groentesoep - 20 liter
- Soepgroenten - 5 kilo
- Groentebouillon - 2 dozen
- Croutons - 4 zakken
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 4 flacons
- Handdesinfectie - 4 flacons
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen

Tips

Tel stoelen, kopjes, glazen, borden en bestek op basis van de definitieve gastenlijst en leg voor koffie, thee en water minstens één serviesstuk per aanwezige klaar.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra koffie, thee, water, broodjes en soep voor een bijeenkomst die langer duurt dan 2 uur.
Test draadloze microfoons, de draagbare luidspreker en de microfoonstandaard minimaal 1 dag vooraf; leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar bij de geluidsset.
Haal bloemstukken en andere verse decoratie op de dag zelf op of maximaal 1 dag eerder. Zet herdenkingskaarsen in glazen kaarshouders voordat gasten binnenkomen.
Maak de herdenkingsplek, fotolijsten en condoleanceregisters vóór de ontvangst gereed. Leg programmastandaards en afgedrukte programma’s minstens 30 minuten voor aanvang op hun plaats.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Neem voor iedere aangemelde gast 1 stoel en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 80 gasten betekent dat 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 warme dranken per persoon, plus water. Voor 50 gasten heb je dus ongeveer 100 tot 150 kopjes koffie of thee nodig; bij een bijeenkomst van meer dan 2 uur plan je een extra ronde.
Wanneer moet ik bloemen en kaarsen regelen?: Bestel bloemstukken uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en haal ze op de dag zelf op als dat kan. Controleer de kaarsen, glazen kaarshouders en fotolijsten uiterlijk 1 dag voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur testen?: Test microfoons, luidspreker, standaard, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Reserveer op de dag zelf minstens 30 minuten voor een korte geluidstest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!