Que faut-il prévoir pour une cérémonie commémorative ?

Une cérémonie commémorative demande surtout une organisation discrète et précise. Cette liste regroupe les achats et le matériel à prévoir pour l’accueil, la prise de parole, les photos, les souvenirs, les boissons et la collation. Pensez aussi aux éléments souvent oubliés : rallonges, multiprises, câbles audio, badges nominatifs et livre de condoléances. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais prévoyez une marge de 10 % pour les verres, les assiettes et les chaises.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Livre de condoléances
Cadres photoqté 12
Sets de nappesqté 10
Bougeoirsqté 12
Photophores en verreqté 8
Vases à fleursqté 8
Rubans commémoratifsqté 4
Panneaux de mur photoqté 3
Supports photoqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Ordinateur portable
Câbles audioqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Bols de comptoir pour cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Bouilloireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Lemon bitter aux herbes - 4 bouteilles
- Glaçons - 6 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini petits pains précuits - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Houmous - 8 pots
- Fromage frais nature - 8 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Garniture de filet de poulet - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Crackers complets - 8 paquets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Mini tartes aux pommes - 60 pièces
- Mini-muffins - 60 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Sandwichs vegan - 12 pièces
- Snacks sans noix - 4 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 8 paquets
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle déchets résiduels - 40 pièces
- Sacs poubelle en plastique - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 4 flacons
- Gants jetables - 2 boîtes
- Bougies chauffe-plat - 100 pièces
- Briquets - 4 pièces
- Gobelets en papier à emporter - 50 pièces
- Étiquettes nom - 100 pièces
- Stylos - 20 pièces
- Papier A4 - 2 paquets
- Enveloppes - 100 pièces
- Cartes commémoratives vierges - 100 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par personne inscrite, plus 5 à 10 % de marge. Gardez quelques places accessibles près de l’entrée et vérifiez l’itinéraire au moins une semaine avant.
Pour l’accueil, comptez environ 2 verres par personne si une boisson est servie à l’arrivée et une autre pendant la collation. Ajoutez des carafes d’eau en fonction du nombre de tables.
Préparez le matériel audio au moins 48 heures à l’avance : enceinte portable, micro sans fil, pied de microphone, ordinateur, câbles audio, rallonges et multiprises. Testez les fichiers musicaux sur place si possible.
Imprimez le programme, les photos et les cartes commémoratives avec une marge de 10 % par rapport au nombre de participants. Prévoyez aussi des supports photo et des cadres déjà identifiés.
Installez le livre de condoléances, les badges nominatifs et les rubans commémoratifs sur la table d’accueil avant l’arrivée des proches. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une cérémonie commémorative ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 60 personnes, comptez donc 63 à 66 chaises, en vérifiant aussi l’accessibilité de la salle.
Quelle quantité de boissons acheter pour une cérémonie commémorative ?: Comptez 2 verres par personne pour le premier temps d’accueil et la collation, puis ajoutez environ 10 % de marge. Pour 50 personnes, cela représente environ 110 portions, réparties entre eau, café, thé et autres boissons prévues au programme.
Quand préparer le matériel audio de la cérémonie ?: Rassemblez et testez l’enceinte, le micro, les câbles, l’ordinateur et les multiprises au moins 48 heures avant. Faites un second contrôle dans la salle le jour même, avant l’arrivée des invités.
Combien de programmes et de cartes commémoratives imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 personnes, prévoyez donc environ 88 exemplaires de chaque document, afin de couvrir les inscriptions tardives ou les exemplaires abîmés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.