Qué necesitas para un encuentro conmemorativo

Organizar un encuentro conmemorativo requiere más que preparar el programa. Necesitarás calcular bebidas y vajilla, disponer las mesas y sillas, y tener listo el material para las intervenciones, las fotos y los recuerdos. También conviene prever elementos que suelen olvidarse, como percheros, regletas, cables alargadores y un libro de condolencias. Usa esta lista para comprar o reunir todo con tiempo y evitar improvisaciones el mismo día.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 10
Mesa de recepción
Mesa de oradores
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Libro de condolencias
Marcos de fotoscant. 12
Juegos de mantelescant. 10
Portavelascant. 12
Faroles de vidriocant. 8
Jarrones para florescant. 8
Cintas conmemorativascant. 4
Paneles del photocallcant. 3
Portafotoscant. 20

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Portátil
Cables de audiocant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de mesa LEDcant. 6

Cocina

Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras medidorascant. 3
Básculas de encimeracant. 8
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12
Hervidor de aguacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 2 paquetes
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 8 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Bitter lemon con hierbas - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 6 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini bollos para hornear - 80 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Hummus - 8 tarrinas
- Roomkaas naturel - 8 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Filete de pollo para sándwich - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mandarinas - 40 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Crackers integrales - 8 paquetes
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Mini bollos de pasas - 60 unidades
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Mini tartas de manzana - 60 unidades
- Mini muffins - 60 unidades
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Galletas sin gluten - 2 paquetes
- Cobertura vegana - 4 paquetes
- Bocadillos veganos - 12 unidades
- Snacks sin frutos secos - 4 paquetes
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas de papel - 8 paquetes
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura de resto - 40 unidades
- Bolsas de basura de plástico - 20 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Alcohol desinfectante - 4 botellas
- Guantes desechables - 2 cajas
- Velas de té - 100 unidades
- Mecheros - 4 unidades
- Vasos de papel para llevar - 50 unidades
- Etiquetas con nombre - 100 unidades
- Bolígrafos - 20 unidades
- Papel A4 - 2 paquetes
- Sobres - 100 unidades
- Tarjetas conmemorativas en blanco - 100 unidades

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para todo el encuentro. Enfría las bebidas el día anterior si el espacio no dispone de refrigeración.
Prepara al menos una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por asistente, más un 10 % adicional. Las jarras de café, las teteras y las jarras de agua deben estar listas antes de recibir a los invitados.
Reserva una silla por persona y deja algunas unidades extra para quienes lleguen sin inscripción. Monta las mesas con antelación y coloca una mesa de recepción separada de la mesa de los oradores.
Prueba el portátil, el altavoz, el micrófono inalámbrico y los archivos de música como mínimo 24 horas antes. Lleva cables de audio, cables alargadores y regletas compatibles; suelen ser lo último que se comprueba.
Imprime las fotos, el programa, las tarjetas de nombre y las tarjetas conmemorativas al menos 2 días antes. Coloca el libro de condolencias, los marcos y los portafotos en un punto visible, junto a bolígrafos de repuesto.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un encuentro conmemorativo?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y, después, aproximadamente 1 bebida por persona cada hora adicional. Añade agua suficiente y un margen del 10 % para imprevistos.
¿Cuánta vajilla debo comprar o llevar?: Prepara una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona, más un 10 % adicional. Para 50 asistentes, por ejemplo, lleva al menos 55 unidades de cada pieza que se vaya a utilizar.
¿Cuándo debo preparar las fotos y el programa?: Imprime las fotos, el programa y las tarjetas como mínimo 2 días antes. Así tendrás tiempo para corregir nombres, sustituir una impresión defectuosa y ordenar el material antes del montaje.
¿Qué material técnico se suele olvidar?: Comprueba con 24 horas de antelación el micrófono, el altavoz, el portátil y la música. Lleva cables de audio, alargadores y regletas, y prepara al menos una solución de repuesto para reproducir los archivos.

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