Was du für eine Gedenkveranstaltung brauchst

Bei einer Gedenkveranstaltung zählen ein ruhiger Ablauf und eine gut vorbereitete Atmosphäre. Neben Getränken und kleinen Snacks brauchst du passende Mengen an Geschirr, Sitzplätzen und Technik für Musik oder Redebeiträge. Plane außerdem Erinnerungsfotos, Gedenkkarten und ein Kondolenzbuch ein – diese Dinge werden häufig erst kurz vor Beginn besorgt. Die Einkaufsliste hilft dir, Bedarf und Ausstattung frühzeitig zu prüfen und fehlende Teile rechtzeitig zu organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 10
Empfangstisch
Rednertisch
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 6

Dekoration

Kondolenzbuch
BilderrahmenAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 10
KerzenhalterAnz. 12
Gläserne WindlichterAnz. 8
BlumenvasenAnz. 8
GedenkbänderAnz. 4
Fotowand-PaneeleAnz. 3
FotohalterAnz. 20

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
Laptop
AudiokabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-TischlampenAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12
MessbecherAnz. 3
KüchenblecheAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12
WasserkocherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 2
WischsetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Heiße Schokolade - 2 Packungen
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 8 Stück
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Kräuter-Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Aufbackbrötchen - 80 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Hummus - 8 Becher
- Frischkäse natur - 8 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Vollkorncracker - 8 Packungen
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Mini-Rosinenbrötchen - 60 Stück
- Butterkekse - 8 Packungen
- Mini-Apfeltörtchen - 60 Stück
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 2 Packungen
- Vegane Aufstriche - 4 Packungen
- Vegane Brötchen - 12 Stück
- Nussfreie Snacks - 4 Packungen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Döschen
- Papierservietten - 8 Pakete
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke Restmüll - 40 Stück
- Plastik-Müllsäcke - 20 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen
- Einweghandschuhe - 2 Kartons
- Teelichter - 100 stuks
- Feuerzeuge - 4 Stück
- Pappbecher für unterwegs - 50 Stück
- Namensetiketten - 100 Stück
- Kugelschreiber - 20 Stück
- A4-Papier - 2 Packungen
- Umschläge - 100 Stück
- Blanko-Gedenkkarten - 100 Stück

Tipps

Plane pro anwesender Person mindestens ein Glas und einen Teller ein; bei längeren Veranstaltungen sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn gekühlt werden.
Prüfe Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Audiokabel mindestens einen Tag vorher gemeinsam mit den Musikdateien. Ein Verlängerungskabel und ein Ersatzanschluss verhindern Verzögerungen vor Ort.
Bereite Gedenkkarten, Namensschilder und ausgedruckte Fotos nicht erst am Veranstaltungstag vor. Lege sie mindestens 24 Stunden vorher aus und kontrolliere die Namen sorgfältig.
Plane für Empfang, Redebeiträge und Erinnerungsfotos getrennte Flächen ein. So bleiben Kondolenzbuch, Bilderrahmen und Fotowand zugänglich, ohne den Ablauf am Rednertisch zu stören.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für eine Gedenkveranstaltung?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, danach etwa ein Getränk pro Stunde. Wasser sollte für alle durchgehend verfügbar sein; plane zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für die Gäste?: Für jede Person solltest du mindestens eine Tasse oder ein Glas, einen Teller und ein Besteckset einplanen. Bei Selbstbedienung oder einer Veranstaltung von mehr als zwei Stunden sind 10 bis 15 Prozent zusätzliche Teile sinnvoll.
Wann sollte ich die Technik für eine Gedenkveranstaltung testen?: Teste Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer, Laptop und Audiokabel mindestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungsort solltest du außerdem 60 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durchführen.
Wann muss ich Fotos und Gedenkkarten vorbereiten?: Drucke Fotos und bereite Gedenkkarten mindestens einen Tag vor der Veranstaltung vor. Kontrolliere dabei Namen, Reihenfolge und Anzahl; halte etwa 10 Prozent zusätzliche Karten für unerwartete Gäste bereit.

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