Que faut-il prévoir pour une cérémonie commémorative ?

Une cérémonie commémorative demande surtout une organisation sobre et précise. Prévoyez le mobilier, la vaisselle pour l’accueil, le café, les compositions florales, les bougies et le matériel nécessaire aux prises de parole. Le livre de condoléances, les stylos et les badges nominatifs sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des invités. Cette liste vous aide à vérifier les quantités et à préparer la salle avant l’ouverture, sans laisser les achats de dernière minute au jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Nappesqté 10
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 4
Photo souvenir
Cadre photo
Livre de condoléances
Stylosqté 6
Badges nominatifsqté 100
Bougiesqté 100
Bougeoirsqté 100
Vasesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelle
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Biscuits sucrés - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Gâteaux - 8 pièces
- Tarte aux pommes - 4 pièces
- Mini sandwiches - 120 pièces
- Mini sandwichs végétariens - 30 pièces
- Mini-sandwichs vegan - 20 pièces
- Fromage jeune - 1,5 kilogram
- Jambon arrière - 1 kilogramme
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Serviettes - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Filtres à café - 1 paquet
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 2 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de places pour les proches qui viennent sans avoir confirmé. Vérifiez aussi l’accès aux porte-manteaux dès l’installation.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne si un accueil et un moment après la cérémonie sont prévus. Prévoyez au moins une machine à café ou une bouilloire supplémentaire au-delà de 40 invités.
Installez le livre de condoléances sur une table visible, avec 2 à 3 stylos qui fonctionnent réellement. Gardez 2 stylos de rechange à proximité : c’est un détail souvent oublié dès les premières signatures.
Commandez les fleurs et récupérez-les suffisamment tôt pour contrôler les compositions et les vases. Pour les bougies, prévoyez des bougeoirs adaptés et une solution d’éclairage complémentaire si la salle est peu lumineuse.
Testez le microphone, le haut-parleur, l’ordinateur portable et les rallonges au moins 24 heures avant. Prévoyez une multiprise libre et gardez les câbles hors des passages pour éviter une panne ou une chute pendant la cérémonie.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une cérémonie commémorative ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus 5 à 10 % de places supplémentaires. Pour 80 personnes inscrites, préparez donc 84 à 88 chaises.
Quelle quantité de vaisselle faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 tasse, 1 verre et 1 assiette par invité, avec 10 % de réserve. Pour 50 personnes, prévoyez 55 unités de chaque élément utilisé.
Combien de temps avant faut-il commander les fleurs ?: Passez la commande au moins 7 jours avant la cérémonie afin de confirmer les compositions, les couleurs et l’heure de retrait. Récupérez les fleurs le jour même ou la veille selon leur tenue.
Quand tester le matériel audio d’une cérémonie commémorative ?: Effectuez un premier test 24 heures avant, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment le microphone, le haut-parleur, l’ordinateur et chaque rallonge.

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