Einkaufsliste für eine Gedenkveranstaltung
Für eine Gedenkveranstaltung brauchst du neben Sitzplätzen und Technik vor allem Material für den Gedenkort und den anschließenden Kondolenzbereich. Plane Geschirr und Getränke nach der Zahl der angemeldeten Gäste, nicht nur nach der Raumgröße. Kaffee, Wasser und Gebäck werden oft zu knapp kalkuliert, während Kerzen, Stifte oder Namensschilder erst kurz vor Beginn auffallen. Mit dieser Liste prüfst du Einkäufe und Leihsachen Schritt für Schritt.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- TischdeckenAnz. 10
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Gedenkfoto
- Fotorahmen
- Kondolenzbuch
- StifteAnz. 6
- NamensschilderAnz. 100
- KerzenAnz. 100
- KerzenhalterAnz. 100
- VasenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Mikrofon
- Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen
- Handfeger und Kehrblech
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 8 Stück
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 12 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Gezuckerte Kekse - 6 Packungen
- Butterkekse - 6 Packungen
- Kuchen - 8 Stück
- Apfelkuchen - 4 Stück
- Mini-Sandwiches - 120 Stück
- Vegetarische Mini-Brötchen - 30 Stück
- Mini-Brötchen vegan - 20 Stück
- Junger Käse - 1,5 Kilogramm
- Hinterschinken - 1 Kilogramm
- Hummus - 6 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Servietten - 250 Stück
- Rührstäbchen - 150 Stück
- Kaffeefilter - 1 Packung
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Putzschwämme - 2 Packungen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen
Tipps
- Rechne bei einer zweistündigen Veranstaltung mit mindestens zwei Tassen Kaffee oder Tee pro Person und stelle zusätzlich etwa 0,5 Liter Wasser pro Gast bereit. Kühlwaren gehören spätestens 2 Stunden vor Beginn in Kühlboxen oder Kühlschränke.
- Plane pro Gast einen Teller, ein Glas, eine Tasse und einen Teelöffel ein; bei mehr als 30 Gästen solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einrechnen. Gebäckgabeln werden besonders schnell knapp, wenn mehrere Sorten angeboten werden.
- Bestelle Blumenarrangements mindestens 3 bis 5 Tage vorher und hole sie zusammen mit Kerzen am Veranstaltungstag ab. Prüfe bei den Vasen, ob für jedes Arrangement ein passendes Gefäß vorhanden ist.
- Für den Kondolenzbereich brauchst du mindestens ein Kondolenzbuch und zwei bis drei Stifte pro 20 Gäste. Lege die Namensschilder spätestens am Vortag bereit, damit am Eingang keine Schreibarbeit entsteht.
- Teste Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und beide Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Halte für die Redebeiträge zusätzlich eine gedruckte Fassung bereit, falls die Technik ausfällt.
Häufige Fragen
- Wie viel Kaffee brauche ich für eine Gedenkveranstaltung?
- Plane für eine zweistündige Veranstaltung mindestens zwei Tassen pro Person. Bei 40 Gästen brauchst du also rund 80 Tassen Kaffee sowie zusätzlich Wasser und gegebenenfalls Tee.
- Wie viele Kerzen brauche ich für eine Gedenkveranstaltung?
- Für den Gedenkort solltest du mindestens eine Kerze pro vorgesehenem Platz oder Gestaltungselement einplanen, plus 10 Prozent Reserve. Prüfe außerdem vorab, ob genug Kerzenhalter vorhanden sind.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 30 Gäste?
- Rechne mit 30 Tassen, Gläsern, Tellern und Teelöffeln sowie etwa drei zusätzlichen Teilen je Kategorie. Für Gebäckgabeln sind 35 bis 40 Stück sinnvoll, wenn mehrere Speisen serviert werden.
- Wann sollte ich Blumen für die Gedenkveranstaltung bestellen?
- Bestelle die Blumenarrangements idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Die Abholung solltest du am Veranstaltungstag so legen, dass die Blumen spätestens 1 bis 2 Stunden vor dem Einlass am Gedenkort stehen.
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