Bourse d’échange de collections : la liste de courses

Une bourse d’échange de collections demande surtout du matériel pratique pour installer les exposants, orienter les visiteurs et gérer les échanges. Prévoyez les tables, chaises et nappes avant de confirmer l’agencement de la salle. Le café, les boissons et la caisse sont souvent préparés trop tard : refroidissez les boissons la veille et rassemblez la monnaie avant l’ouverture. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter, sans oublier les numéros de table et la signalétique.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 36
Nappesqté 24
Tables d’échangeqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Caisse
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Numéros de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Louchesqté 4
Thermosqté 4
Plaques de refroidissementqté 4
Bacs de stockageqté 8

Organisation

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Post-itqté 10
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 4
Formulaires d’inscriptionqté 150
Plansqté 150
Étiquettes de prixqté 500
Plateaux pour espècesqté 6
Pinces à mentheqté 2
Pancartes de tableqté 24

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 8 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Biscuits - 8 paquets
- Mini-gaufres - 4 paquets
- Gâteau - 6 pièces
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 4 pots
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 8 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons de nettoyage - 12 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Filtres à café - 2 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Cure-dents - 2 boîtes
- Barquettes en carton pour snacks - 150 pièces
- Sacs à pain en papier - 100 pièces
- Film pour plateaux - 2 rouleaux
- Sacs-poubelle - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’échange par groupe d’exposants prévu, puis ajoutez 1 à 2 tables libres pour les échanges imprévus. Réservez aussi un tabouret par poste où quelqu’un reste assis.
Pour le premier accueil, comptez 2 gobelets ou verres par personne, puis ajustez selon la durée de la rencontre. Préparez les tasses, assiettes et couverts dans des bacs séparés pour éviter de les chercher au dernier moment.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’ouverture et remplissez les pichets juste avant l’arrivée des participants. Les glacières servent aussi à garder de l’eau disponible pendant les échanges.
Testez les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires avant l’installation. Gardez les câbles contre les murs avec des bandes adhésives et évitez de brancher plusieurs appareils puissants sur une seule multiprise.
Imprimez le plan, les panneaux indicateurs et les numéros de table au plus tard la veille. Préparez les badges nominatifs et la caisse dans une pochette distincte afin de les retrouver dès l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il prévoir pour une bourse d’échange de collections ?: Prévoyez au minimum une table par exposant ou groupe d’exposants, selon l’agencement retenu. Ajoutez 1 à 2 tables d’échange libres pour les participants qui arrivent avec du matériel supplémentaire.
Quand faut-il préparer le matériel d’une bourse d’échange ?: Rassemblez les tables, chaises, nappes, rallonges et panneaux la veille. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’ouverture et installez la salle 1 à 2 heures avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour vendre ou échanger des objets sur place ?: Préparez une caisse, de la monnaie et au moins une calculatrice par poste de paiement. Regroupez les listes de prix et l’argent liquide dans un endroit fermé avant l’ouverture.
Combien de matériel de café faut-il pour 20 personnes ?: Prévoyez une machine à café ou une bouilloire adaptée à 20 personnes, ainsi qu’environ 40 tasses ou verres pour couvrir deux services par personne. Ajoutez des pichets, assiettes, couverts et plateaux de service pour faciliter la distribution.

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