Checklist pour organiser un après-midi poésie
Un après-midi poésie demande surtout une bonne coordination entre les lecteurs, le public et l’accueil. Fixez d’abord la date et le programme, puis suivez les inscriptions et préparez les textes de chaque intervenant. Les derniers jours servent à confirmer les réservations, vérifier l’accessibilité et imprimer les documents. Le jour même, prévoyez du temps pour installer l’espace de lecture, préparer le café et le thé, et tenir la table d’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les poètes et les déclamateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Confirmer les réservations
Vérifier le stock de vaisselle
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Affichage des poèmes et textes
Imprimer les programmes et les badges nominatifs
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs et les encas
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager un espace de lecture
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Préparer les programmes
Préparer les textes pour chaque lecteur
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Ouvrir le programme
Encadrer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Encadrer la scène ouverte
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer les dernières présentations
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Table de prise de parole
- Porte-manteauqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Cuillères à caféqté 70
- Plateaux de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Glacièresqté 4
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes de tableqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Vases à fleursqté 6
- Bougies LEDqté 20
- Compositions floralesqté 6
- Supports de badges nominatifsqté 60
Organisation
- Chemises à pinceqté 4
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 20
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Pelle à poussièreqté 2
- Serpillièreqté 3
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez le programme définitif aux participants au moins 7 jours avant l’après-midi poésie. Vous éviterez les changements de dernière minute dans les textes, l’ordre des lectures et les horaires d’arrivée.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi des encas faciles à servir sans interrompre les lectures.
- Préparez un exemplaire des textes pour chaque lecteur, classé dans une chemise à pince, au plus tard la veille. Vérifiez les noms, l’ordre de passage et la lisibilité des impressions avant de les poser sur la table de prise de parole.
- Installez les chaises et l’espace de lecture au moins 2 heures avant l’accueil du public. Testez les rallonges, les multiprises, les lampes de table et l’éclairage avant l’arrivée des lecteurs.
- Gardez 30 minutes avant l’ouverture pour la table d’inscription : badges nominatifs, programmes, liste des réservations et itinéraire accessible doivent être prêts au même endroit. C’est aussi le bon moment pour remplir les glacières et mettre l’eau à disposition.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un après-midi poésie ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 10 jours pour recevoir les inscriptions et relancez les personnes sans réponse une semaine avant l’événement.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de poésie ?
- Prévoyez environ 2 heures pour disposer les tables et les chaises, aménager l’espace de lecture, afficher les poèmes et installer l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester l’éclairage et vérifier le matériel électrique.
- Quand imprimer les programmes et les badges nominatifs ?
- Imprimez-les 2 à 3 jours avant l’après-midi poésie, une fois les réservations confirmées. Gardez quelques exemplaires supplémentaires, par exemple 10 % de plus que le nombre d’inscrits.
- Quelle quantité de café et de thé prévoir pour un après-midi poésie ?
- Comptez environ 2 tasses par personne sur un après-midi de 3 à 4 heures, avec de l’eau disponible en continu. Préparez une première cafetière avant l’accueil et gardez du café ou du thé de réserve dans des thermos.
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