Checklist pour organiser une bourse d’échange de collections

Une bourse d’échange de collections demande surtout une bonne coordination des exposants, des tables et de l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre : réserver la salle, cadrer les inscriptions, attribuer les emplacements, puis préparer le matériel et les bénévoles. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les indications d’accès, les badges, les numéros de table, l’argent liquide et les rallonges. Le jour J, gardez du temps pour ouvrir la salle, installer les tables et refroidir les boissons avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Réserver le lieu
Définir l'agencement du salon
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le salon
2 personnes
Traiter les inscriptions
Attribuer les tables
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Envoyer les indications d'accès
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la liste de contacts
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des numéros de table
Préparer les listes de prix
2 personnes
Prévoir de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel du salon
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros de table
2 personnes
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les tables d’échange
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester le matériel sonore
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Attribuer les stands
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Expliquer les règles d’échange
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Contrôler les stands en cours de route
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Annoncer le dernier tour d’échange
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les objets non utilisés
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 36
Nappesqté 24
Tables d’échangeqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Caisse
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Numéros de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Louchesqté 4
Thermosqté 4
Plaques de refroidissementqté 4
Bacs de stockageqté 8

Organisation

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Post-itqté 10
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 4
Formulaires d’inscriptionqté 150
Plansqté 150
Étiquettes de prixqté 500
Plateaux pour espècesqté 6
Pinces à mentheqté 2
Pancartes de tableqté 24

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, l’horaire et les conditions de participation avant d’envoyer les invitations. Le formulaire doit préciser le nombre de tables demandé, les besoins alimentaires et les coordonnées utiles.
Attribuez les tables après traitement des inscriptions, puis envoyez à chaque participant son emplacement et les indications d’accès au plus tard 3 à 5 jours avant la bourse.
Préparez un plan imprimé, des numéros de table et des badges nominatifs. Gardez une copie de la liste des contacts à l’accueil pour résoudre rapidement une erreur d’emplacement ou une absence.
Ne laissez pas les branchements au dernier moment : comptez les rallonges et multiprises nécessaires pour les machines à café, bouilloires, éclairage et sonorisation, puis testez-les avant l’ouverture.
Prévoyez de l’argent liquide et une caisse dès la veille, et refroidissez les boissons quelques heures avant l’accueil. Répartissez aussi les bénévoles avec un responsable clairement identifié pour l’installation et l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de collections ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, diffuser les invitations, traiter les inscriptions, attribuer les tables et confirmer les participants.
Quand faut-il envoyer les indications d’accès aux exposants ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant la bourse, après l’attribution des tables. Indiquez l’adresse, l’entrée à utiliser, les horaires d’installation et le numéro de table attribué.
Quand préparer les tables et le plan de salle ?: Préparez le plan dès que les inscriptions sont stabilisées, environ 7 jours avant l’événement. Installez ensuite les tables, chaises, nappes et panneaux le jour J, au moins 2 heures avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse d’échange de collections ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour l’installation et 1 personne disponible pour les questions ou les imprévus. Pour une grande salle, ajoutez 1 bénévole par zone ou rangée de tables.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.