Qué necesitas para una feria de intercambio de coleccionistas
Una feria de intercambio necesita más que mesas para exponer colecciones. Hay que preparar puestos numerados, una zona de intercambio, material para cobrar y señalización clara para que los participantes se orienten desde la entrada. También conviene calcular bebidas y vajilla según el número de asistentes, además de comprobar cables, iluminación y equipos antes de abrir. Esta lista reúne las compras y materiales que suelen olvidarse hasta el último momento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 24
- Sillascant. 36
- Mantelescant. 24
- Mesas de intercambiocant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófono
- Caja registradora
- Calculadorascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnalda de lucescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras para servircant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Guirnaldascant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Números de mesacant. 24
- Carteles direccionalescant. 10
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Cucharonescant. 4
- Termoscant. 4
- Placas refrigerantescant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 8
Organización
- Credencialescant. 120
- Portabadgescant. 120
- Notas adhesivascant. 10
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Formularios de registrocant. 150
- Planoscant. 150
- Etiquetas de preciocant. 500
- Bandejas para efectivocant. 6
- Pinzas para mentacant. 2
- Carteles de mesacant. 24
Limpieza
- Escobascant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobas de manocant. 3
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 24 botellas
- Spa Rood - 12 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 4 bolsas
- Galletas - 8 paquetes
- Mini gofres - 4 paquetes
- Bizcochos - 6 unidades
- Barras de pan - 8 unidades
- Queso crema - 4 tarrinas
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Pimientos - 8 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Mantequilla de hierbas - 4 tarrinas
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de limpieza - 12 unidades
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 4 botellas
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Filtros de café - 2 cajas
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos de dientes - 2 cajas
- Bandejas de cartón para snacks - 150 unidades
- Bolsas de papel para pan - 100 unidades
- Film para bandejas - 2 rollos
- Bolsas para papeleras - 20 unidades
Consejos
- Prepara una mesa plegable por expositor y añade al menos una mesa de intercambio independiente para que los cambios no bloqueen los puestos. Reserva también una silla por participante y algunos taburetes para las zonas de conversación.
- Calcula dos vasos por persona si habrá bebidas durante varias horas y prepara entre dos y tres cafés o tazas de té por persona durante el primer servicio. Enfría las bebidas en neveras portátiles antes de abrir el lugar.
- Numera las mesas antes de que lleguen los participantes y coloca los carteles direccionales en la entrada, los aseos y la zona de intercambio. Imprime el plano y lleva algunos números de mesa y tiras adhesivas de repuesto.
- Comprueba con antelación que las máquinas de café, el micrófono y los altavoces tienen cables suficientes. Lleva al menos una regleta y un cable alargador por cada zona que dependa de una toma de corriente, sin conectar varios equipos de alto consumo a la misma regleta.
- Separa el material de cobro en una caja registradora, calculadoras y listas de precios impresas. Prepara el efectivo de cambio como mínimo el día anterior y guarda el dinero en un punto controlado durante toda la feria.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas mesas necesito para una feria de intercambio de coleccionistas?
- Calcula una mesa por expositor inscrito y añade una mesa de intercambio común. Si participan 20 coleccionistas, prepara al menos 21 mesas, además de una o dos de reserva si el espacio lo permite.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta para una feria?
- Para una feria de varias horas, calcula dos vasos por asistente y entre dos y tres tazas de café o té por persona durante el primer servicio. Añade un 10 % de reserva para roturas, derrames o visitantes no previstos.
- ¿Cuándo debo preparar los números de mesa y los carteles?
- Tenlos listos al menos 24 horas antes y colócalos durante el montaje, antes de que llegue el primer participante. Lleva un 10 % de números y carteles adicionales por si cambia la distribución.
- ¿Cuándo hay que preparar el dinero en efectivo para la feria?
- Prepara la caja y el cambio como mínimo el día anterior, cuando ya conozcas el número confirmado de participantes. Revisa la caja 30 minutos antes de abrir y asigna a una persona responsable del cobro.
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