Que faut-il prévoir pour une assemblée des membres ?

Une assemblée des membres demande surtout une organisation précise de l’accueil, des documents et du matériel de réunion. Prévoyez la vaisselle pour le repas et les boissons, l’équipement de présentation, les fournitures pour les votes et les supports remis aux participants. La liste ci-dessous vous aide à vérifier les quantités avant l’ouverture de la salle. Elle tient aussi compte des besoins des nouveaux membres et des personnes qui restent pour le buffet.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 55
Assiettes à dessertqté 55
Tasses à caféqté 55
Verres à eauqté 55
Verres à vinqté 55
Couvertsqté 55
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 55
Décorations de tableqté 8

Fournitures de bureau

Stylosqté 60
Blocs-notesqté 55
Urnes de voteqté 2
Cabines de voteqté 2
Classeursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé assorti - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 5 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Bière - 36 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Brie - 800 grammes
- Jambon - 1 kilo
- Houmous - 8 barquettes
- Salade aux œufs - 4 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 8 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Noix mélangées - 1 kilo
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Tzatziki - 4 pots
- Mélange d'épices - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Pâtes - 4 kilos
- Pesto - 6 pots
- Sauce tomate - 8 pots
- Fromage râpé - 1 kilo
- Salade composée - 3 kilo
- Sauce salade - 4 bouteilles
- Boulettes végétariennes - 3 kilo
- Boulettes de poulet - 4 kilos
- Sandwichs - 60 pièces
- Garniture vegan - 8 emballages
- Pain sans gluten - 2 pains
- Dessert vegan - 12 portions
- Tarte aux pommes - 4 tartes
- Crème fouettée - 6 bombes
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un stylo par participant inscrit, puis ajoutez 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute ou les badges perdus.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne sur une réunion de trois heures. Préparez les machines à café, les bouilloires et au moins deux thermos afin de maintenir le service pendant les échanges.
Comptez un verre à eau par personne et ajoutez 10 % de verres supplémentaires. Si du vin est servi au repas, prévoyez aussi un verre à vin par personne et quelques pièces de rechange.
Imprimez les documents de réunion et les bulletins de vote au plus tard la veille. Gardez 10 % d’exemplaires en plus pour les nouveaux participants et vérifiez que les stylos sont disponibles à la table d’inscription.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et le câble HDMI au moins 60 minutes avant l’arrivée des membres. Prenez deux rallonges et une multiprise de réserve : les prises disponibles sont souvent trop éloignées des tables.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une assemblée des membres ?: Prévoyez la vaisselle du repas et du buffet, le matériel de café, les verres, les fournitures de réunion et l’équipement de présentation. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les participants non prévus et les remplacements.
Combien de badges faut-il préparer pour une assemblée ?: Préparez un badge par personne inscrite, plus 10 % supplémentaires. Pour 80 membres, imprimez donc au moins 88 badges et gardez quelques badges vierges pour les inscriptions sur place.
Combien de temps avant faut-il installer le matériel de présentation ?: Branchez et testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le câble HDMI au moins 60 minutes avant le début. Ce délai permet de remplacer un câble ou de déplacer une table sans retarder l’assemblée.
Combien de documents faut-il imprimer pour une assemblée des membres ?: Imprimez un dossier complet par participant inscrit et ajoutez 10 % d’exemplaires. Pour 50 inscrits, prévoyez donc 55 dossiers, ainsi que des bulletins de vote supplémentaires pour les nouveaux arrivants.

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