Boodschappenlijst voor een ledenvergadering

Voor een ledenvergadering heb je meer nodig dan koffie en vergaderstukken. De registratietafel, stemmaterialen, presentatieapparatuur en catering moeten tegelijk klaarstaan wanneer de eerste leden binnenkomen. Stem het aantal stoelen, naamkaartjes, waterglazen en vergaderstukken af op het aantal aanmeldingen, en leg voor enkele extra aanwezigen reserve-exemplaren klaar. Gebruik deze boodschappenlijst om te controleren wat je moet kopen, lenen of meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 55
Dessertbordenaantal 55
Koffiekopjesaantal 55
Waterglazenaantal 55
Wijnglazenaantal 55
Besteksetsaantal 55
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerplankenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 55
Tafeldecoratiesaantal 8

Kantoorartikelen

Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 55
Stembussenaantal 2
Stemhokjesaantal 2
Ordnersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee assorti - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 5 liter
- Havermelk - 2 liter
- Citroen - 6 stuks
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 12 flesjes
- Bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Baguettes - 12 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Roomboter - 500 gram
- Kruidenroomkaas - 6 bakjes
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Brie - 800 gram
- Ham - 1 kilo
- Hummus - 8 bakjes
- Eiersalade - 4 bakjes
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Paprika - 8 stuks
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 40 stuks
- Gemengde noten - 1 kilo
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Olijven - 4 potten
- Tzatziki - 4 bakjes
- Kruidenmix - 2 potjes
- Olijfolie - 1 fles
- Pasta - 4 kilo
- Pesto - 6 potjes
- Pastasaus - 8 potten
- Geraspte kaas - 1 kilo
- Gemengde salade - 3 kilo
- Dressing - 4 flessen
- Vegetarische balletjes - 3 kilo
- Kipballetjes - 4 kilo
- Broodjes - 60 stuks
- Vegan beleg - 8 verpakkingen
- Glutenvrij brood - 2 broden
- Vegan dessert - 12 porties
- Appeltaart - 4 taarten
- Slagroom - 6 spuitbussen
- Koekjes - 8 pakken
- Servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen

Tips

Reken per aangemeld lid op één stoel, één naamkaartje, één set vergaderstukken en één pen. Leg daarnaast ongeveer 10% extra exemplaren klaar voor onverwachte aanwezigen of beschadigde stukken.
Plan koffie en thee niet alleen op basis van de pauze: zet voor het eerste uur per persoon ongeveer twee koppen koffie of thee en één glas water klaar. Controleer vooraf of je genoeg koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen hebt.
Leg voor de stemming stembiljetten en pennen klaar bij de registratietafel, niet pas tijdens het agendapunt. Neem minstens 10% extra stembiljetten mee en wijs één persoon aan die de uitgifte bijhoudt.
Test beamer, laptop, projectiescherm en HDMI-kabel uiterlijk 30 minuten voor aanvang samen. Neem minstens één verlengkabel en één stekkerdoos extra mee; een passende aansluiting ontbreekt vaker dan verwacht.
Zet servies en catering minimaal 20 minuten voor de start klaar op de buffettafel. Gebruik aparte serveerschalen en serveerplanken voor hapjes, en controleer of er naast dinerborden ook dessertborden en opscheplepels zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een ledenvergadering?: Zet één stoel per aangemeld lid klaar en voeg 5 tot 10% reserve toe. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Hoeveel vergaderstukken moet ik afdrukken?: Druk één complete set per aangemeld lid af en maak 10% extra sets. Voor 50 deelnemers zijn dat 55 sets; leg ze vóór de start bij de registratietafel.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig voor een ledenvergadering?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee koppen koffie of thee en één glas water per persoon. Voor 40 aanwezigen heb je dus circa 80 koppen en 40 waterglazen nodig, plus een kleine reserve.
Wanneer moet ik de techniek voor een ledenvergadering controleren?: Test laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel uiterlijk 30 minuten voor aanvang. Controleer ook de stroomvoorziening met de verlengkabels en stekkerdozen, zodat je nog tijd hebt om een aansluiting te vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.