Que faut-il prévoir pour un symposium anniversaire ?

Pour un symposium anniversaire, les achats ne se limitent pas aux boissons et au buffet. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la vaisselle, les supports du programme et tout le matériel nécessaire aux interventions. La liste de cette page rassemble les éléments à acheter ou à apporter sur place. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus, surtout pour les verres, les badges et les câbles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Table de scène
Lutrin
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleurqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Batteries externesqté 3
Cliqueur de présentation
Réveil pour le chronométrage

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 20
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux de directionqté 10
Cartes de numéros de tableqté 12
Bougies LEDqté 24
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Petits bolsqté 16
Pincesqté 12
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Thermosqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 30 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 10 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Pesto - 4 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 1 kilo
- Salade composée - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Melons - 4 pièces
- Mélange de noix - 2 kilo
- Noix - 1 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Mini-quiches - 100 pièces
- Frittata aux légumes - 6 plats
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Pâtes - 6 kilos
- Riz - 5 kilos
- Filet de poulet - 8 kilos
- Pois chiches - 12 boîtes
- Légumes grillés - 8 kilos
- Sauce tomate pour pâtes - 8 litres
- Pesto vert - 6 pots
- Parmesan - 2 kilos
- Salade composée - 8 kilos
- Sandwichs pour le dîner - 100 pièces
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 10 têtes
- Jus de citron - 1 litre
- Bouillon végétarien - 2 litres
- Gâteau au chocolat - 4 gâteaux
- Tarte aux pommes - 4 tartes
- Gâteau vegan - 2 gâteaux
- Crème chantilly - 3 litres
- Glace à la vanille - 6 liter
- Amaretti - 6 paquets
- Cuillères à café - 100 pièces
- Serviettes en papier - 400 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Repas spéciaux - 10 portions

Conseils

Prévoyez un badge par participant confirmé, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions modifiées ou les invités ajoutés au dernier moment.
Pour une journée de symposium, comptez au moins un verre d’eau par personne et par pause, puis gardez une réserve accessible près de la table d’accueil et de la salle.
Comptez une assiette de dîner et une assiette à dessert par convive, avec quelques pièces supplémentaires pour remplacer la vaisselle utilisée ou abîmée pendant le service.
Pour les présentations, emportez les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C et plusieurs rallonges : testez le projecteur, l’écran, les microphones et le son avant l’arrivée du public.
Préparez une pochette de secours avec une présentation copiée sur l’ordinateur et une clé USB, puis vérifiez chaque fichier au plus tard la veille de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un symposium ?: Prévoyez au minimum deux verres par personne pour la journée : un verre d’eau et un verre pour les autres boissons. Ajoutez 10 % de réserve si la vaisselle est réutilisée pendant les pauses.
Que faut-il acheter pour l’accueil des participants ?: Prévoyez une table d’inscription, les badges, les stylos et les listes de visiteurs imprimées. Imprimez aussi les programmes et les plans de parcours au plus tard la veille.
Quel matériel faut-il pour les présentations ?: Il faut généralement un ordinateur, un projecteur, un écran, des microphones sans fil, une enceinte et un présentateur. Emportez au moins un câble HDMI, un adaptateur USB-C, une rallonge et une multiprise de secours.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test la veille, puis un contrôle complet au moins 60 minutes avant l’ouverture de la salle. Vérifiez chaque présentation, le volume des microphones et la compatibilité des adaptateurs.

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