Qué necesitas para un simposio de aniversario

Un simposio de aniversario necesita más que un programa y una sala reservada. Hay que preparar el registro, la zona de ponencias, el catering y el equipo audiovisual sin dejar cables, adaptadores o vajilla para el último momento. Esta lista reúne lo necesario para montar la sala, atender a los asistentes y facilitar las presentaciones. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade margen para las personas que finalmente se incorporen.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 12
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesa del escenario
Atril
Taburetescant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharonescant. 16
Bandejas de servircant. 16

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavozcant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3
Baterías externascant. 3
Clic de presentación
Temporizador para el control del tiempo

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 12
Fundas para sillascant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Carteles de flechascant. 10
Tarjetas con números de mesacant. 12
Velas LEDcant. 24
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 12
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 3
Termoscant. 6

Limpieza

Palangana para lavarcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Papelelerascant. 6
Contenedores de basuracant. 4
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Menta fresca - 4 manojos
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 60 botellas
- Spa Rood - 30 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ginger ale - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 10 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Mini panecillos - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Pesto - 4 frascos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Peras - 30 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Fresas - 3 kilos
- Melones - 4 unidades
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Nueces - 1 kilo
- Pasas - 1 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates secos al sol - 1 kilo
- Mini quiches - 100 unidades
- Frittata de verduras - 6 bandejas
- Brochetas de pollo - 100 unidades
- Albóndigas de falafel - 100 unidades
- Pasta - 6 kilos
- Arroz - 5 kilos
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Garbanzos - 12 latas
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Salsa de pasta - 8 litros
- Pesto verde - 6 tarros
- Queso parmesano - 2 kilos
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Bocadillos para la cena - 100 unidades
- Salsa de ajo - 3 litros
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 10 cabezas
- Zumo de limón - 1 litro
- Caldo vegetariano - 2 litros
- Tarta de chocolate - 4 tartas
- Tarta de manzana - 4 tartas
- Tarta vegana - 2 tartas
- Nata montada - 3 litros
- Helado de vainilla - 6 litros
- Amaretti - 6 paquetes
- Cucharillas de café - 100 unidades
- Servilletas de papel - 400 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Comidas de dieta - 10 porciones

Consejos

Para el registro, prepara una mesa independiente y lleva las acreditaciones, la lista de visitantes y suficientes programas antes de abrir la sala. Un margen del 10 % sobre el número confirmado evita imprimir o preparar todo justo.
Calcula la vajilla para todos los asistentes confirmados y añade entre un 10 % y un 15 % para reposición durante el catering. Separa platos de cena, platos de postre, tazas, vasos, copas y cubiertos para no tener que lavarlos entre servicios.
Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos, el altavoz y la mesa de mezclas al menos 2 horas antes del inicio. Lleva cables HDMI, adaptadores USB-C, regletas y alargadores: suelen ser los elementos que faltan cuando llega el primer ponente.
Deja las bebidas enfriándose con varias horas de antelación y calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora. Reserva un espacio claro para las mesas del buffet y coloca las bandejas y cucharones antes de que llegue el catering.
Recopila las presentaciones y comprueba cada archivo el día anterior, no justo antes de la primera ponencia. Guarda una copia en el portátil y lleva un clic de presentación y baterías externas como respaldo.

Preguntas frecuentes

¿Qué vajilla necesito para un simposio de aniversario?: Prepara un plato de cena, un plato de postre, un vaso de agua y los cubiertos por asistente. Para el café y el vino, calcula una taza y una copa por persona, más un 10 % o 15 % de reserva.
¿Cuándo debo preparar el equipo audiovisual del simposio?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de que empiece el programa. Comprueba también los cables HDMI, los adaptadores USB-C, las regletas y los alargadores, porque un equipo principal no sirve si falta una conexión.
¿Cuánta bebida compro para un simposio?: Como referencia, calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Enfría las bebidas varias horas antes y aumenta la cantidad si el programa incluye una recepción o una pausa larga.
¿Cuándo preparo las acreditaciones y los programas?: Ten las acreditaciones, la lista de visitantes, los programas y los mapas listos como mínimo el día anterior. Imprime un 10 % adicional sobre las inscripciones confirmadas para cubrir cambios y asistentes no previstos.

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