Que faut-il prévoir pour un startup weekend ?

Pour un startup weekend, les achats ne se limitent pas au café et aux collations. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les participants, faire travailler les équipes et assurer les présentations sans interruption. Cette liste rassemble les fournitures, la vaisselle, les boissons et le matériel à acheter ou à apporter. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais quelques repères évitent les ruptures dès le premier jour.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Paperboardsqté 4
Marqueurs pour paperboardqté 8
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 80

Décoration

Porte-nomsqté 70
Badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 8
Pancartes de tableqté 12
Nappesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Raclettes de solqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 12 pièces
- Menthe fraîche - 3 bouquets
- Glaçons - 8 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-wraps - 80 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Falafels végétariens - 2 kilos
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 10 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 70 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café en papier - 1 paquet
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Barquettes snack en carton - 100 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges de nettoyage - 6 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure. Ajoutez une marge de 10 % pour les arrivées tardives et les coachs.
Comptez au moins 1 tasse à café par personne et prévoyez 2 à 3 dosettes ou portions de café par participant sur l’ensemble du week-end. Une bouilloire supplémentaire évite la file d’attente pendant les pauses.
Achetez un bloc-notes et 2 stylos par participant : les stylos disparaissent rapidement entre les tables de travail et l’espace de présentation. Gardez une réserve d’environ 15 % à la table d’inscription.
Prévoyez une multiprise et une rallonge pour chaque zone de travail regroupant 4 à 6 personnes, plus 2 câbles HDMI de secours. Ce sont les éléments les plus souvent oubliés avant le branchement du projecteur.
Comptez une assiette, un verre et un couvert par personne et par service, avec 10 % de réserve. Ajoutez plusieurs plateaux de service pour éviter de poser les amuse-bouches directement sur les tables de travail.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un startup weekend ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure. Pour 50 participants sur 12 heures d’activité, cela représente environ 600 boissons, hors repas.
Combien de blocs-notes et de stylos faut-il acheter ?: Prévoyez 1 bloc-notes et 2 stylos par participant, puis ajoutez 15 % de réserve. Pour 40 participants, achetez donc au moins 46 blocs-notes et 92 stylos.
Quand faut-il acheter le matériel de présentation ?: Vérifiez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et les câbles au moins 3 jours avant le startup weekend. Faites un test complet dans la salle la veille, avec les présentations réellement utilisées.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le catering ?: Comptez 1 assiette, 1 verre et 1 couvert par personne et par service, avec 10 % de réserve. Pour 50 participants et deux services, prévoyez au minimum 110 unités de chaque élément réutilisable ou jetable.

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