Qué necesitas para organizar un Startup Weekend
Un Startup Weekend necesita más que mesas y sillas: durante varias horas se alternan registros, presentaciones, trabajo en equipo y pausas para comer. Esta lista reúne lo que debes comprar, llevar o comprobar antes de abrir la sala, desde vasos y café hasta cables, rotuladores y material para los equipos. Calcula las cantidades según el número de participantes y deja preparado el material técnico al menos un día antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 8
- Mesa de registro
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 4
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentación
- Rotafolioscant. 4
- Rotuladores para rotafoliocant. 8
- Bloc de notascant. 70
- Bolígrafoscant. 80
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 70
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles direccionalescant. 8
- Carteles de mesacant. 12
- Mantelescant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 2
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Limpiacristalescant. 2
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Tónica - 2 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Limones - 12 unidades
- Menta fresca - 3 ramilletes
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini wraps - 80 unidades
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Queso fresco con hierbas - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Falafel vegetariano - 2 kilos
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Pimientos - 10 piezas
- Rúcula - 6 bolsas
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 70 unidades
- Plátanos - 50 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Salsa cocktail - 2 botellas
- Servilletas - 300 unidades
- Filtros de papel para café - 1 paquete
- Agitadores - 200 unidades
- Bandejas de cartón para snacks - 100 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas de limpieza - 6 unidades
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante de manos - 4 botellas
Consejos
- Calcula dos vasos por participante y servicio, más un 10 % de reserva. Los vasos suelen faltar justo cuando empiezan las pausas y se acumulan en las mesas de trabajo.
- Prepara café y té para toda la mañana: calcula una taza por persona en la primera pausa y otra por cada pausa posterior. Comprueba las máquinas de café y las teteras antes de recoger la compra.
- Lleva un bolígrafo y un bloc de notas por participante, más un 10 % adicional. Los rotuladores para rotafolio deben estar separados por colores y probados antes de colocarlos en las mesas.
- Reserva un cable HDMI, una regleta y un alargador de repuesto aunque el proyector ya esté confirmado. Prueba el portátil, la pantalla, el micrófono inalámbrico y los altavoces como conjunto, no por separado.
- Prepara las tarjetas de nombre y los portatarjetas antes de la llegada. Coloca también los carteles direccionales y los carteles de mesa; así el registro no tiene que responder las mismas indicaciones durante la primera hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué material necesito para un Startup Weekend?
- Necesitas material para el registro, las presentaciones y el trabajo en equipos: tarjetas de nombre, blocs, bolígrafos, rotafolios y rotuladores. Para la parte técnica, prepara proyector, pantalla, portátil, micrófono, altavoces, cables HDMI, regletas y alargadores.
- ¿Cuántos vasos y tazas necesito para un Startup Weekend?
- Calcula dos vasos por participante y servicio, más un 10 % de reserva. Para café y té, prepara al menos una taza por persona en cada pausa; si habrá tres pausas, calcula tres tazas por participante o asegúrate de que puedas lavarlas y reutilizarlas.
- ¿Cuándo debo preparar el material técnico?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes del inicio. Lleva los repuestos y vuelve a comprobar las conexiones al montar la sala, al menos 60 minutos antes de recibir a los participantes.
- ¿Cuánto material de trabajo debo comprar por participante?
- Prepara un bloc de notas y un bolígrafo por participante, más un 10 % adicional para pérdidas o registros de última hora. Para los rotafolios, calcula al menos una hoja por equipo y guarda hojas extra para las presentaciones finales.
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