Que faut-il prévoir pour un spectacle en plein air ?

Un spectacle en plein air demande plus qu’une scène et des chaises. Il faut prévoir le mobilier, la sonorisation, l’éclairage, la vaisselle réutilisable et de quoi garder les boissons au frais. Cette liste vous aide à organiser les achats et les emprunts avant l’arrivée du public. Anticipez aussi la météo, les livraisons et l’alimentation électrique pour éviter les achats de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Boîtiers DIqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Lampes de pocheqté 6
Porte-pilesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Tapis de scèneqté 2
Plantes décorativesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-rouleaux de serviettesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour le café - 4 tasses
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Limonade - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Citrons - 3 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Lamelles de poivron - 3 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Fraises - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Mini-bretzels - 4 sacs
- Crackers - 8 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 2 pots
- Olives - 3 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Noix mélangées - 3 kilo
- Raisins secs - 2 kilos
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Muffins - 120 pièces
- Tarte aux pommes - 8 pièces
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Biscuits diététiques - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Muffins vegan - 40 pièces
- Serviettes - 800 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs-poubelle grands - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide de rinçage - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 8 paires
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant - 6 bouteilles
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Sacs de congélation - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par spectateur inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les invités imprévus ou le remplacement d’une chaise humide. Pour les tables, comptez environ une table pliante pour 8 à 10 personnes assises.
Pour les boissons, partez sur 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Refroidissez-les plusieurs heures à l’avance dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule.
Gardez une réserve de vaisselle réutilisable équivalente à 10 % du nombre d’invités. Les verres à vin, les assiettes et les couverts manquent souvent au moment du service, surtout si le lavage n’est pas organisé entre deux passages.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Protégez les câbles avec des goulottes et prévoyez des lampes de secours dès que le spectacle se termine après la tombée de la nuit.
Achetez ou empruntez les éléments météo au plus tard 48 heures avant l’événement : tentes de réception, housses et éclairage adapté. Vérifiez les prévisions la veille et le matin même, puis gardez un scénario de repli clairement communiqué aux bénévoles et au public.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un spectacle en plein air ?: Prévoyez une chaise par spectateur inscrit, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 100 personnes, cela représente donc 105 à 110 chaises.
Combien de boissons prévoir par personne pour un spectacle ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de réserve si la météo est chaude ou si le public reste longtemps sur place.
Quand acheter la vaisselle et les boissons ?: Achetez la vaisselle, les gobelets et les produits non périssables 3 à 7 jours avant. Les boissons doivent être vérifiées 48 heures avant et mises au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Quand tester le matériel technique sur le lieu ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez alors les microphones, la table de mixage, les enceintes, les rallonges, les multiprises et l’éclairage.

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