Qué necesitas para un espectáculo al aire libre

Organizar un espectáculo al aire libre exige comprar y llevar mucho más que el material escénico. Necesitarás prever asientos, mesas, carpas, sonido, iluminación, vajilla reutilizable y elementos para orientar al público. Usa la capacidad confirmada como base: calcula una silla por asistente y añade un 5 % de margen. También conviene separar con varios días de antelación lo que debe alquilarse, enfriarse o entregarse en el lugar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Walkie-talkiescant. 8
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Linternascant. 6
Portapilascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de emergenciacant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 3
Faldas del escenariocant. 2
Plantas decorativascant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vino reutilizablescant. 80
Platos reutilizablescant. 220
Cubiertos reutilizablescant. 220
Cucharonescant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 2
Fregonascant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de toallascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Surtido de té - 4 cajas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Crema para el café - 4 tazas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Limonada - 6 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Agua sin gas - 18 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Limones - 3 kilos
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Tiras de pimiento - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 5 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Fresas - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Palomitas - 6 bolsas
- Mini pretzels - 4 bolsas
- Crackers - 8 paquetes
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Pechuga de pollo en lonchas - 2 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 2 tarros
- Aceitunas - 3 tarros
- Pepinillos - 3 tarros
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Muffins - 120 unidades
- Tarta de manzana - 8 unidades
- Nata montada - 12 botes
- Galletas para dieta - 4 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Muffins veganos - 40 unidades
- Servilletas - 800 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura grandes - 40 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Abrillantador - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de limpieza - 20 unidades
- Guantes de goma - 8 pares
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Papel higiénico - 36 rollos
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Bolsas para congelación - 4 cajas

Consejos

Calcula las sillas para el aforo confirmado y añade un 5 % extra; para 100 asistentes, prepara 105. Reserva también mesas plegables o mesas de cerveza para el catering y la recepción.
Para el sonido, comprueba antes de comprar o alquilar que haya altavoces activos, micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI, soportes y cables alargadores suficientes para la distancia entre escenario y control.
Lleva una regleta por cada zona de conexión y protege los cables con canaletas. Haz una prueba técnica al menos 2 horas antes de abrir las puertas, especialmente si el público caminará cerca del equipo.
Prepara una carpa de fiesta para cada zona que deba seguir funcionando con lluvia, como catering, recepción o control técnico. Revisa la previsión meteorológica y confirma el plan alternativo el día anterior.
Calcula la vajilla según el aforo, no según el número de mesas: un vaso y un plato por persona como mínimo, más un 10 % de reserva. Enfría las bebidas en neveras portátiles y coloca los termos y cucharones antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un espectáculo al aire libre?: Calcula una silla por persona inscrita y añade un 5 % de margen. Para 80 asistentes, prepara al menos 84 sillas; si esperas entradas sin confirmar, aumenta la reserva según el aforo permitido.
¿Cuándo debo preparar el sonido y la iluminación?: Reserva el material técnico con varias semanas de antelación y programa el montaje y la prueba al menos 2 horas antes del inicio. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, focos LED, soportes, cables y regletas antes de que llegue el público.
¿Cuánta vajilla reutilizable compro para un evento al aire libre?: Prepara un vaso y un plato por asistente, además de cubiertos y copas si el catering los necesita. Añade un 10 % de reserva: para 100 personas, calcula 110 unidades de cada pieza de uso general.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra entre 24 y 48 horas antes, según el tipo de bebida y el espacio de almacenamiento. Enfría las bebidas la víspera y distribúyelas en neveras portátiles antes de abrir; calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora.

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