Einkaufsliste für eine Freiluftaufführung

Bei einer Freiluftaufführung brauchst du mehr als Bühne und Sitzplätze: Ton, Strom, Licht, Wetterschutz und Orientierung müssen bis zum Einlass funktionieren. Plane Getränke und Geschirr pro Gast, statt erst am Veranstaltungstag nachzukaufen. Besonders häufig fehlen Kabelschutz, Notbeleuchtung und eine trockene Lösung für Technik und Publikum. Die vollständige Liste mit 73 Aufgaben und 52 benötigten Dingen findest du direkt auf dieser Seite.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
PartyzelteAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
DI-BoxenAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Walkie-TalkiesAnz. 8
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
BatteriehalterAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
NotlampenAnz. 4

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
Bühnen mit Stoff bedeckenAnz. 2
Dekorative PflanzenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 220
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teesortiment - 4 Kartons
- Kakaopulver - 2 Packungen
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kaffeesahne - 4 Becher
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Limonade - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stillwasser - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Zitronen - 3 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprikastreifen - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Popcorn - 6 Beutel
- Mini-Brezeln - 4 Beutel
- Cracker - 8 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 2 Gläser
- Oliven - 3 Gläser
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Kekse - 12 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Muffins - 120 Stück
- Apfelkuchen - 8 Stück
- Schlagsahne - 12 Sprühdosen
- Diätkekse - 4 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Vegane Muffins - 40 Stück
- Servietten - 800 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Große Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Klarspüler - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Putztücher - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 8 Paar
- Handseife - 6 Flaschen
- Desinfektionsgel - 6 Flaschen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Papiertücher - 12 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Gefrierbeutel - 4 Kartons

Tipps

Rechne Getränke für die ersten 60 Minuten mit zwei bis drei Portionen pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühlboxen und Thermoskannen solltest du spätestens am Vortag vorbereiten.
Plane bei Sitzplätzen 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Klappstühle, Biertische und zusätzliche Tische werden oft erst beim Aufbau vermisst, wenn die tatsächliche Zuschauerzahl feststeht.
Kaufe oder leihe für jedes Stromkabel einen passenden Kabelkanal ein und nimm mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve mit. Offene Kabel quer über Wege werden sonst zur Stolperfalle.
Für den Abend gehören LED-Spots, Lichtstative und Notlampen auf die Einkaufsliste. Prüfe die Beleuchtung mindestens zwei Stunden vor Beginn, besonders an Wegen, Ausgängen und beim Programmständer.
Bestelle Mehrweggläser, Teller und Besteck nach der erwarteten Gästezahl plus 10 Prozent. Wiederverwendbare Trink- und Weingläser werden häufig zu knapp kalkuliert, weil sie während der Aufführung nicht sofort gespült werden können.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Freiluftaufführung?: Du brauchst Sitzmöbel, Tische, Partyzelte, aktive Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Kabel und Kabelkanäle. Ergänze LED-Spots, Notlampen, Wegweiser sowie Mehrweggeschirr und Kühlboxen.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast bei einer Freiluftaufführung?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei warmer Witterung solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast einrechnen.
Wie viel Geschirr soll ich für eine Freiluftaufführung einplanen?: Bestelle Teller, Besteck und Gläser für alle angemeldeten Gäste plus 10 Prozent Reserve. Bei 100 Personen sind das beispielsweise 110 Teller, 110 Bestecksets und mindestens 110 Trinkgläser.
Wann sollte ich Technik und Wetterschutz für eine Freiluftaufführung organisieren?: Reserviere Technik, Partyzelte und Beleuchtung mindestens zwei bis vier Wochen vorher. Die Wetteralternative solltest du spätestens 48 Stunden vor Beginn festlegen und am Veranstaltungstag zwei Stunden vor dem Einlass prüfen.

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