Que faut-il prévoir pour un spectacle de bienfaisance ?

Un spectacle de bienfaisance demande plus que des billets et une scène. Il faut prévoir l’accueil du public, le service des boissons et du catering, ainsi que le matériel audio pour les artistes et les annonces. Cette liste rassemble les éléments à acheter ou à emprunter, des assiettes aux microphones sans fil. Calcule les quantités à partir du nombre d’invités et ajoute une marge pour les bénévoles, les artistes et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Petites cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4
Glacièresqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Rideauxqté 4
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Tissus décoratifsqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Boîtes de donsqté 3
Mur photo

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 2,5 kilogrammes
- Assortiment de thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilogrammes
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Mini-sandwichs - 150 pièces
- Mini croissants - 100 pièces
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Saucisson sec - 1,5 kilogram
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilogram
- Crudités - 4 kilogram
- Concombre - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mini-quiches - 100 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 100 pièces
- Amuse-bouches véganes - 50 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Olives - 2 kilogrammes
- Gressins salés - 6 sachets
- Pop-corn - 5 kilogrammes
- Beurre - 1 kilogramme
- Margarine - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Moutarde - 500 millilitre
- Pesto - 4 pots
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Poudre d'ail - 1 pot
- Cupcakes - 120 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Chocolat - 3 kilogram
- Serviettes jetables - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Paniers à serviettes - 12 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires

Conseils

Prévois une assiette, un verre à eau et un jeu de couverts par invité, puis ajoute 10 % pour les bénévoles, les artistes et la casse. Pour un public de 100 personnes, cela représente environ 110 unités de chaque élément.
Pour le café et le thé, compte une tasse par personne et prépare 10 à 15 % de réserve. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être disponibles avant l’arrivée du public, pas au moment du premier entracte.
Réserve le matériel audio au moins 2 semaines avant le spectacle : microphones sans fil, pieds de micro, haut-parleurs et table de mixage. Vérifie aussi qu’un ordinateur portable peut lire le programme musical ou les supports des intervenants.
Prévois un espace vestiaire avec portants et porte-manteaux dès l’ouverture des portes. Une file d’attente se forme rapidement si les manteaux sont posés sur les chaises ou si les cintres manquent.
Pour le catering, achète des bacs alimentaires, du papier aluminium, des glacières et des plateaux de service en fonction du nombre de portions. Garde les ustensiles de préparation, comme les planches et les couteaux, séparés du matériel de présentation.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour 100 personnes ?: Prévois au minimum 110 assiettes, verres et jeux de couverts pour 100 invités, soit une marge de 10 %. Ajoute davantage si le spectacle comprend plusieurs services ou si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l’événement.
Quand réserver le matériel technique pour un spectacle de bienfaisance ?: Réserve les microphones, haut-parleurs et la table de mixage au moins 2 semaines à l’avance. Organise un test complet 1 à 2 jours avant, avec l’ordinateur portable et tous les supports utilisés sur scène.
Combien de tasses et de thermos prévoir pour le café ?: Pour 100 personnes, prévois environ 110 tasses et suffisamment de thermos pour servir le café sans interruption. Une réserve de 10 à 15 % couvre les bénévoles, les artistes et les tasses utilisées plusieurs fois.
Que faut-il prévoir pour le vestiaire des invités ?: Prévois des portants, des porte-manteaux et une zone clairement signalée avant l’ouverture des portes. Pour 100 invités en saison froide, prépare au moins 100 cintres et une réserve d’environ 10 %.

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