Einkaufsliste für eine Benefizvorstellung

Bei einer Benefizvorstellung brauchst du neben Bühne und Programm vor allem zuverlässige Technik, Sitzplätze und eine gut geplante Bewirtung. Denke nicht nur an Essen und Getränke: Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher und ein Laptop müssen vor dem Einlass getestet werden. Für Kaffee, Kuchen und Wasser brauchst du passendes Geschirr sowie genügend Thermoskannen und Serviertabletts. Diese Einkaufsliste hilft dir, Ausstattung und Verbrauchsmaterial rechtzeitig zu prüfen und fehlende Dinge zu organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 12
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ScherenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
VorhängeAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
Dekorative StoffeAnz. 6
WegweiserAnz. 8
SpendenboxenAnz. 3
Fotowand

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2,5 Kilogramm
- Tee-Sortiment - 200 Beutel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 kilogram
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 8 Laibe
- Mini-Sandwiches - 150 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Rohwurst - 1,5 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 Kilogramm
- Rohkost - 4 Kilogramm
- Gurke - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Mini-Quiches - 100 Stück
- Vegetarische Häppchen - 100 Stück
- Vegane Häppchen - 50 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Salzstangen - 6 Tüten
- Popcorn - 5 kilogram
- Butter - 1 Kilogramm
- Margarine - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 1 liter
- Ketchup - 1 Liter
- Senf - 500 milliliter
- Pesto - 4 Gläser
- Salz - 500 Gramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Knoblauchpulver - 1 Glas
- Cupcakes - 120 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Schlagsahne - 12 Sprühdosen
- Schokolade - 3 kilogram
- Einwegservietten - 500 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Backpapier - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Serviettenkörbchen - 12 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Müllsäcke - 80 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Sitzplatz und zusätzlich einige freie Plätze für Helfende und verspätete Gäste ein. Prüfe außerdem, ob Tische, Barhocker und ein Kleiderständer zum Raum passen.
Rechne bei Kaffee und Tee mit mindestens einer Tasse pro Gast und halte zusätzlich Wasser bereit. Stelle für die Ausgabe mehrere Wassergläser, Kaffeelöffel und Serviertabletts bereit, damit sich am Buffet keine lange Schlange bildet.
Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Lautsprecher spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn. Lege ein Ersatzmikrofon oder zumindest Batterien bereit, falls die Funktechnik ausfällt.
Plane Kuchenplatten, Dinner-Teller, Gabeln und Servierlöffel getrennt von der Bühnentechnik ein. Wenn Kuchen oder andere Speisen vorbereitet werden, brauchst du außerdem Schneidebretter, Koch- und Brotmesser, Lebensmittelboxen und Aluminiumfolie.
Kläre spätestens 7 Tage vorher, wie viele Gäste angemeldet sind und welche Ernährungswünsche vorliegen. Kaufe verderbliche Lebensmittel erst nach dieser Auswertung und halte Kühlboxen für Transport oder Zwischenlagerung bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Benefizvorstellung?: Du brauchst Sitzgelegenheiten, Tische, Garderobenständer, Bühnen- und Tontechnik sowie Geschirr für die Bewirtung. Für die Technik gehören mindestens Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und ein Laptop auf die Prüfliste.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Benefizvorstellung?: Plane mindestens einen Teller, ein Glas und ein Besteckset pro erwarteter Person ein, plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei Kaffee und Kuchen brauchst du zusätzlich eine Tasse und einen Kaffeelöffel pro Gast.
Wann sollte ich die Technik für die Benefizvorstellung prüfen?: Teste die komplette Tonanlage spätestens 3 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei jedes Funkmikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult und die Verbindung zum Laptop mit einem kurzen Durchlauf.
Was muss ich für Kaffee und Kuchen einkaufen?: Rechne mit mindestens einer Tasse Kaffee oder Tee pro Gast und einem Stück Kuchen pro angemeldeter Person, wenn Kuchen angeboten wird. Dazu gehören Kaffeetassen, Kaffeelöffel, Kuchenplatten, Gabeln, Thermoskannen, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher und Servierlöffel.

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