Sommet mondial : la liste de courses à prévoir

Un sommet mondial demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, les espaces de conférence, les repas, la signalétique internationale et le matériel pour les interventions. Cette liste rassemble les achats et locations à anticiper, de la vaisselle aux pupitres, en passant par les microphones, les écrans et les porte-noms. Utilisez-la avec votre nombre définitif de participants et vérifiez les besoins alimentaires et d’accessibilité avant de commander.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 320
Tables de bièreqté 12
Tables rectangulairesqté 28
Bureaux d’inscriptionqté 3
Pupitresqté 8
Portantsqté 6
Poubellesqté 18
Tables de buffetqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 350
Assiettes à dessertqté 350
Tasses à caféqté 350
Verres à eauqté 350
Verres à vinqté 250
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillèresqté 350

Décoration

Jupes de tableqté 24
Chemins de tableqté 28
Pieds de drapeauqté 12
Drapeaux internationauxqté 24
Porte-nomsqté 320
Compositions floralesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 8
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 6
Tables de mixageqté 2
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portables de présentationqté 3
Présentoirs à clipqté 3
Récepteurs de traductionqté 320
Casques de traductionqté 320
Cabines de traductionqté 3
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 4
Thermosqté 16
Plateaux de serviceqté 24
Cuillères de serviceqté 24
Glacièresqté 8
Pinces à buffetqté 16

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Gantsqté 12
Pompes de désinfectionqté 12
Supports de sacs poubelleqté 18

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes de tableqté 12
Lampes de secoursqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 8 kilogrammes
- Sachets de thé - 500 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 30 litres
- Lait d’avoine - 12 litres
- Sucre - 5 kilogrammes
- Confiseries - 4 boîtes
- Spa Blauw - 240 bouteilles
- Spa Rood - 120 bouteilles
- Cola - 48 bouteilles
- Cola Zero - 48 bouteilles
- Sinas - 36 bouteilles
- Ice tea - 36 bouteilles
- Jus de pomme - 24 litres
- Jus d'orange - 24 litres
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 72 bouteilles
- Eau minérale - 40 litres
- Baguettes - 35 pièces
- Pain complet - 20 pains
- Petits pains - 450 pièces
- Beurre doux - 5 kilogramme
- Fromage frais - 4 kilogrammes
- Fromage jeune - 8 kilogrammes
- Brie - 4 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 6 kilogrammes
- Saumon fumé - 4 kilogrammes
- Houmous - 5 kilogrammes
- Salade aux œufs - 4 kilogrammes
- Concombre - 12 kilogrammes
- Tomates - 12 kilogrammes
- Roquette - 3 kilogrammes
- Salade mixte - 8 kilogrammes
- Poivron - 8 kilogrammes
- Oignon rouge - 3 kilogrammes
- Carottes - 8 kilogram
- Raisins - 12 kilogram
- Pommes - 160 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Oranges - 100 pièces
- Melons - 12 pièces
- Yaourt - 20 litres
- Granola - 5 kilogrammes
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Croissants - 350 pièces
- Mini muffins - 350 pièces
- Biscuits - 8 kilogrammes
- Brownies - 350 pièces
- Chips au paprika - 20 sachets
- Chips nature - 20 sachets
- Olives - 4 kilogrammes
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Filet de poulet - 25 kilogrammes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Riz - 18 kilogrammes
- Pâtes - 15 kilogrammes
- Sauce tomate - 18 liter
- Lait de coco - 12 liter
- Bouillon de légumes - 6 litres
- Pommes de terre - 30 kilogrammes
- Haricots verts - 15 kilogrammes
- Brocoli - 15 kilogram
- Champignons de Paris - 8 kilogram
- Poivron - 8 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 3 kilogrammes
- Huile d'olive - 5 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Sel - 2 kilogrammes
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Poudre de curry - 500 gram
- Ail - 1 kilogram
- Mayonnaise - 5 litres
- Ketchup - 4 litres
- Moutarde - 3 litres
- Balsamique - 2 liter
- Sauce salade - 5 litres
- Jus de citron - 2 litres
- Papier aluminium - 6 rouleaux
- Film alimentaire - 6 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Serviettes - 1000 pièces
- Filtres à café en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Cure-dents en bois - 500 pièces
- Gants jetables - 500 pièces
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Papier essuie-tout - 24 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 12 bouteilles
- Liquide vaisselle - 6 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 4 bouteilles
- Désinfectant - 6 bouteilles
- Désodorisant pour toilettes - 12 pièces

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un porte-nom pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Pour chaque salle de conférence, comptez au moins un pupitre, un microphone sans fil, un pied de micro, un projecteur et un écran de projection. Ajoutez un ordinateur portable de présentation de secours pour éviter une interruption technique.
Commandez la vaisselle selon le nombre maximal de personnes présentes au même moment : prévoyez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, une tasse à café et un jeu de couverts par personne, avec 10 % de réserve.
Ne commandez pas les repas avant d’avoir regroupé les réponses sur les allergies, les régimes alimentaires et l’accessibilité. Transmettez le décompte final au traiteur 3 à 5 jours avant le sommet, selon ses conditions.
Placez les drapeaux internationaux et les compositions florales après l’installation des tables et des écrans. Gardez les chemins et les accès dégagés, notamment autour des bureaux d’inscription, des poubelles et des portants.

Questions fréquentes

Combien de verres et d’assiettes prévoir pour un sommet mondial ?: Prévoyez au moins un exemplaire de chaque pièce de vaisselle par participant présent au même moment, plus 10 % de réserve. Pour un groupe de 200 personnes, cela représente 220 verres à eau, assiettes et jeux de couverts.
Quand commander le matériel audiovisuel du sommet ?: Réservez les microphones, haut-parleurs, tables de mixage, projecteurs et écrans au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Testez les présentations et l’ordinateur de secours la veille, puis faites un contrôle du son avant l’arrivée des participants.
Combien de badges faut-il imprimer ?: Imprimez un badge par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 300 personnes inscrites, préparez donc 315 à 330 porte-noms ou badges au total.
Quand finaliser les achats pour le buffet ?: Finalisez les quantités 3 à 5 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives et les portions adaptées aux régimes particuliers.

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